Email Hosting là gì? Lợi ích, cách dùng và bảng giá Email Hosting

Email Hosting là gì?

Email Hosting là dịch vụ lưu trữ và vận hành thư điện tử trên hệ thống hosting dành cho email, cho phép người dùng tạo và quản lý các tài khoản email theo tên miền riêng. Thay vì sử dụng địa chỉ dạng tencongty@gmail.com, doanh nghiệp có thể sử dụng cấu trúc tennguoidung@tencongty.vn. Trong đó, phần đứng sau ký tự “@” là tên miền thuộc quyền sử dụng của doanh nghiệp.

Ví dụ, với tên miền doanhnghiepabc.vn, doanh nghiệp có thể xây dựng nhiều địa chỉ phù hợp với cơ cấu vận hành như sales@doanhnghiepabc.vn, support@doanhnghiepabc.vn, ketoan@doanhnghiepabc.vn hoặc nguyenvana@doanhnghiepabc.vn. Cách tổ chức này giúp người nhận dễ dàng nhận biết đơn vị gửi thư, đồng thời tạo sự thống nhất giữa website, tên miền và hệ thống email của thương hiệu.

Về kỹ thuật, một hệ thống Email Hosting doanh nghiệp không chỉ có nhiệm vụ lưu thư. Dịch vụ còn phải đảm bảo quá trình gửi và nhận email, quản lý hộp thư, xác thực tài khoản, kết nối với Webmail hoặc các ứng dụng email tương thích và thực hiện các biện pháp chống spam, chống virus tùy theo nền tảng. Khả năng một thư được đưa vào Inbox còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như uy tín hệ thống gửi, cấu hình DNS, SPF, DKIM, nội dung thư, hành vi gửi và chính sách của máy chủ nhận; vì vậy không nên hiểu Email Hosting là giải pháp có thể đảm bảo tuyệt đối mọi email đều vào Inbox.

Một số kiến thức có liên quan bạn có thể tham khảo thêm:

• Tên miền và dịch vụ đăng ký tên miền
• Web Hosting là gì?
• Mail Server là gì?

Lợi ích của Email Hosting 

Sau khi hiểu Email Hosting là gì, doanh nghiệp cần nhìn nhận dịch vụ này như một phần của hạ tầng giao tiếp số thay vì đơn thuần là nơi tạo địa chỉ email. Giá trị dễ nhận thấy nhất là khả năng sử dụng email tên miền riêng. Mỗi email gửi tới khách hàng đều hiển thị tên miền thương hiệu, giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh nhất quán trong quá trình bán hàng, chăm sóc khách hàng và làm việc với đối tác.

Lợi ích thứ hai nằm ở khả năng quản trị. Với một dịch vụ email dành riêng cho doanh nghiệp, quản trị viên có thể tổ chức các tài khoản theo nhân viên, phòng ban hoặc chức năng cụ thể. Khi nhân sự thay đổi, doanh nghiệp có thể chủ động tạo, khóa, chỉnh sửa hoặc xóa tài khoản tùy theo quyền quản trị mà hệ thống cung cấp. Điều này thuận tiện hơn so với việc để từng nhân viên tự sử dụng các hộp thư cá nhân không nằm trong hệ thống quản lý chung.

Bên cạnh đó, Email Hosting chuyên nghiệp thường được xây dựng kèm các cơ chế bảo mật, lọc spam, sao lưu và truy cập đa thiết bị. Với dịch vụ Business Email tại HostingViet,sẽ có các tính năng như sao lưu dữ liệu hằng ngày, xác thực 2 lớp, Anti Spam, Antivirus, truy cập qua Webmail, Outlook và smartphone.

• Tăng nhận diện thương hiệu: địa chỉ email gắn trực tiếp với tên miền doanh nghiệp.
• Quản trị tập trung: thuận tiện khi tạo, chỉnh sửa, khóa hoặc xóa tài khoản nhân viên.
• Hỗ trợ kiểm soát spam: hệ thống email doanh nghiệp có các công cụ lọc và xác thực phục vụ quá trình gửi nhận.
• Sao lưu dữ liệu: tùy dịch vụ và gói sử dụng, email có thể được sao lưu định kỳ để giảm rủi ro mất dữ liệu.
• Truy cập linh hoạt: có thể làm việc qua Webmail hoặc các ứng dụng email tương thích.
• Dễ mở rộng: doanh nghiệp có thể lựa chọn số lượng tài khoản và dung lượng theo quy mô thực tế.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting?

Đối với cá nhân chỉ sử dụng email cho nhu cầu trao đổi thông thường, một tài khoản email miễn phí có thể đã đáp ứng đủ nhu cầu cơ bản. Tuy nhiên, khi email trở thành công cụ làm việc chính thức của doanh nghiệp, yêu cầu đặt ra sẽ khác. Doanh nghiệp cần kiểm soát danh tính người gửi, tài khoản nhân viên, dữ liệu công việc, khả năng lưu trữ và quy trình bàn giao khi nhân sự thay đổi. Đây là những yếu tố khiến email doanh nghiệp theo tên miền riêng trở nên cần thiết.

Ví dụ, khi phòng kinh doanh có nhiều nhân viên, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy tắc chung như ten.ho@tencongty.vn và kết hợp thêm các địa chỉ theo chức năng như sales@tencongty.vn. Nhờ đó, khách hàng có thể nhận biết thư đang đến từ thương hiệu nào, trong khi bộ phận quản trị vẫn duy trì được cấu trúc tài khoản thống nhất. Khi một nhân sự nghỉ việc, tài khoản có thể được xử lý theo chính sách nội bộ thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào quyền kiểm soát của cá nhân.

Với các doanh nghiệp thường xuyên gửi hợp đồng, báo giá, hóa đơn, thông báo hoặc dữ liệu quan trọng, khả năng bảo mật và sao lưu cũng cần được đánh giá nghiêm túc. Một dịch vụ Email Hosting phù hợp nên được lựa chọn dựa trên hạ tầng, dung lượng, số tài khoản, cơ chế xác thực, chống spam, sao lưu và khả năng hỗ trợ kỹ thuật, thay vì chỉ so sánh mức giá.

Các lợi ích chính khi doanh nghiệp triển khai Email Hosting gồm:

• Đồng bộ địa chỉ email với tên miền thương hiệu.
• Phân chia tài khoản rõ ràng theo nhân viên và phòng ban.
• Hỗ trợ quản lý email tập trung hơn.
• Có lựa chọn dung lượng phù hợp với từng quy mô sử dụng.
• Hỗ trợ truy cập email trên nhiều loại thiết bị.
• Có thể triển khai các bản ghi xác thực như SPF, DKIM theo hệ thống của nhà cung cấp.
• Phù hợp hơn với hoạt động trao đổi thông tin chính thức của tổ chức.

Sự khác biệt giữa Web Hosting và Email Hosting là gì?

Web Hosting và Email Hosting đều là dịch vụ lưu trữ nhưng được thiết kế cho những mục đích khác nhau. Web Hosting chủ yếu cung cấp tài nguyên để website hoạt động trên Internet, bao gồm không gian lưu mã nguồn, hình ảnh, tệp dữ liệu và cơ sở dữ liệu của website. Trong khi đó, Email Hosting tập trung vào việc vận hành, gửi, nhận và lưu trữ thư điện tử.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng cả hai dịch vụ cùng một lúc. Ví dụ, website tencongty.vn được lưu trên Web Hosting, còn các địa chỉ hotro@tencongty.vn hoặc kinhdoanh@tencongty.vn sử dụng một hệ thống Email Hosting riêng. Hai hệ thống cùng sử dụng tên miền nhưng DNS sẽ điều hướng các dịch vụ theo những bản ghi tương ứng. Website thường liên quan đến A/AAAA/CNAME, trong khi hệ thống nhận email sử dụng bản ghi MX và có thể kết hợp các bản ghi TXT phục vụ SPF, DKIM hoặc DMARC.

Do đó, việc doanh nghiệp đã mua Web Hosting không đồng nghĩa hệ thống email hiện tại sẽ có đầy đủ các đặc điểm của một Email Hosting chuyên dụng. Khi email có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, việc tách riêng nhu cầu lưu trữ website và nhu cầu vận hành email giúp doanh nghiệp dễ lựa chọn tài nguyên, tính năng cũng như chính sách quản trị phù hợp hơn.

Nên đăng ký dịch vụ Email Hosting ở đâu tốt?

Không có một gói Email Hosting duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Một hộ kinh doanh chỉ cần một địa chỉ email sẽ có nhu cầu hoàn toàn khác với công ty có hàng chục hoặc hàng trăm nhân viên. Vì vậy, trước khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xác định số tài khoản, dung lượng cần sử dụng, yêu cầu sao lưu, khả năng quản trị và ngân sách.

Một nhà cung cấp phù hợp cần công khai rõ thông số từng gói. Người dùng nên kiểm tra cả chu kỳ thanh toán, giới hạn địa chỉ email, tổng dung lượng hoặc dung lượng trên mỗi hộp thư, thiết bị hỗ trợ và chính sách kỹ thuật thay vì chỉ nhìn vào mức giá quảng cáo.

Lý do nên đăng ký Email Hosting tại nhà cung cấp trong nước là gì?

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, nhà cung cấp trong nước có một số lợi thế thực tế về quá trình tư vấn và hỗ trợ. Người dùng có thể trao đổi bằng tiếng Việt khi cần cấu hình DNS, xử lý sự cố gửi nhận hoặc chuyển đổi hệ thống email. Đây là yếu tố đáng cân nhắc với các doanh nghiệp không có đội ngũ quản trị mail chuyên trách.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuận tiện hơn khi tiếp cận thông tin dịch vụ, chính sách thanh toán và đầu mối hỗ trợ trong nước. Tuy nhiên, dù lựa chọn đơn vị Việt Nam hay quốc tế, các tiêu chí về hạ tầng, sao lưu, bảo mật, khả năng mở rộng và chất lượng hỗ trợ vẫn cần được đánh giá độc lập.

HostingViet cung cấp dịch vụ Email Hosting như thế nào?

HostingViet hiện cung cấp Business Email - Email Hosting theo tên miền riêng cho nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp. Hệ thống được đặt tại DataCenter Tier 3, có sao lưu dữ liệu hằng ngày, xác thực hai lớp, Anti Spam, Antivirus và hỗ trợ truy cập bằng Webmail, Outlook, smartphone.

Hệ thống quản trị cho phép Admin thực hiện các thao tác quản lý tài khoản như tạo, chỉnh sửa, xóa, khóa và thiết lập dung lượng cho từng email theo khả năng của gói. Các gói Business Email được chia theo nhiều mức từ một tài khoản cho tới các gói có số lượng địa chỉ email không giới hạn, giúp doanh nghiệp lựa chọn dựa trên quy mô thực tế.

Một số tính năng trên trang Business Email gồm:

• Máy chủ tại DataCenter Tier 3.
• Uptime 99,99%.
• Sao lưu dữ liệu hằng ngày.
• Xác thực 2 bước.
• Anti Spam và Antivirus.
• Webmail, Outlook và truy cập trên smartphone.
• Công cụ chat/chat nhóm.
• Video call/họp trực tuyến.
• Working Group và File Storage.
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Khả năng xác thực SPF/DKIM/DomainKeys cho hệ thống Business Email. Việc cấu hình thực tế cần được thực hiện đúng theo hướng dẫn kỹ thuật tương ứng với tên miền và gói dịch vụ đang sử dụng.

Giá đăng ký dịch vụ Email Hosting tại HostingViet là bao nhiêu?

Theo bảng giá Business Email của HostingViet, gói thấp nhất là Business Email One với mức từ 45.000đ/tháng khi thanh toán theo chu kỳ 1 năm. Gói này có dung lượng 5GB/mail và một địa chỉ email. Với doanh nghiệp cần nhiều người dùng hơn, Business Email Start hỗ trợ 5 địa chỉ email với 15GB/mail, còn Business Email 01 hỗ trợ 20 địa chỉ với tổng dung lượng 40GB.

Các gói lớn hơn từ Business Email 02 đến Business Email 06 có số lượng địa chỉ email không giới hạn và dung lượng tăng dần từ 100GB tới khoảng 3,5TB. Mức giá có thể khác theo chu kỳ thanh toán, vì vậy bảng dưới đây sử dụng mức “chỉ từ” đang hiển thị trên trang dịch vụ của HostingViet tại thời điểm nội dung được đối chiếu.

Lưu ý: Bảng trên phản ánh thông tin và mức giá đang hiển thị trên trang Business Email của HostingViet. Giá thực tế phụ thuộc chu kỳ đăng ký và chính sách dịch vụ tại từng thời điểm. Người dùng nên kiểm tra trực tiếp bảng giá Email Hosting tại HostingViet trước khi lựa chọn gói.

Nên chọn gói Email Hosting nào?

Business Email One phù hợp hơn với cá nhân kinh doanh, freelancer hoặc đơn vị chỉ cần một địa chỉ email theo tên miền. Business Email Start có 5 địa chỉ, phù hợp với đội nhóm nhỏ có các vị trí như quản lý, kinh doanh, hỗ trợ, kế toán. Business Email 01 hỗ trợ 20 địa chỉ, phù hợp hơn với doanh nghiệp đã có số lượng nhân sự sử dụng email tương đối rõ ràng.

Đối với các gói Business Email 02 trở lên, số lượng địa chỉ email là không giới hạn, trong khi dung lượng tổng tăng dần từ 100GB đến khoảng 3,5TB. Khi lựa chọn, doanh nghiệp vẫn cần tính toán dung lượng trung bình mỗi người dùng. “Không giới hạn địa chỉ email” không đồng nghĩa mỗi tài khoản có dung lượng không giới hạn, bởi tổng không gian lưu trữ của từng gói vẫn có mức cụ thể.

Ngoài số tài khoản, doanh nghiệp nên tính đến tốc độ tăng dữ liệu. Những bộ phận thường xuyên trao đổi hợp đồng, bản thiết kế, tài liệu hoặc tệp đính kèm có thể sử dụng dung lượng nhanh hơn các bộ phận chỉ gửi email dạng văn bản. Việc đánh giá dựa trên dung lượng thực tế sẽ giúp hạn chế phải nâng cấp quá sớm hoặc mua gói quá lớn so với nhu cầu.

Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng Email Hosting

Ngay cả khi đã lựa chọn được dịch vụ phù hợp, doanh nghiệp vẫn cần duy trì một số nguyên tắc vận hành để hệ thống email theo tên miền ổn định. Trước hết, không nên chia sẻ tài khoản quản trị cho nhiều người nếu không cần thiết. Quyền Admin thường có khả năng tác động tới toàn bộ địa chỉ email, do đó thông tin đăng nhập cần được bảo vệ nghiêm ngặt.

Thứ hai, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý khi thay đổi DNS hoặc nameserver. Bản ghi MX quyết định máy chủ nhận thư của tên miền. SPF, DKIM và DMARC liên quan đến quá trình xác thực email. Nếu chuyển DNS sang một hệ thống mới nhưng không sao chép đầy đủ các bản ghi mail cần thiết, quá trình gửi hoặc nhận thư có thể bị gián đoạn.

• Sử dụng mật khẩu mạnh và không dùng chung mật khẩu với các tài khoản khác.
• Bật xác thực hai lớp nếu hệ thống hỗ trợ.
• Không mở tệp hoặc liên kết đáng ngờ trong email.
• Kiểm tra kỹ địa chỉ người gửi khi nhận yêu cầu chuyển tiền hoặc cung cấp dữ liệu.
• Duy trì tên miền và tránh để tên miền hết hạn.
• Không tự ý sửa MX, SPF, DKIM, DMARC nếu không hiểu cấu hình.
• Khóa hoặc xử lý tài khoản ngay khi nhân viên nghỉ việc theo chính sách nội bộ.
• Kiểm tra dung lượng hộp thư định kỳ để chủ động nâng cấp khi cần.

Kết luận

Qua những nội dung trên, có thể hiểu ngắn gọn Email Hosting là gì: đây là dịch vụ cung cấp môi trường lưu trữ, gửi, nhận và quản lý thư điện tử, đặc biệt phù hợp để doanh nghiệp xây dựng email theo tên miền riêng. So với việc để từng nhân viên sử dụng email cá nhân, Email Hosting giúp tổ chức hệ thống tài khoản nhất quán hơn, tăng khả năng nhận diện thương hiệu và cung cấp các công cụ quản trị, bảo mật, sao lưu tùy theo dịch vụ.

Để sử dụng Email Hosting hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp đúng cả ba yếu tố: tên miền được quản lý ổn định, cấu hình DNS email chính xác và dịch vụ email có tài nguyên phù hợp với số lượng người dùng. Các vấn đề như SPF, DKIM, DMARC, Anti Spam, xác thực hai lớp, sao lưu dữ liệu và quy trình quản lý tài khoản nhân viên đều nên được xem là một phần của hệ thống thay vì những tính năng riêng lẻ.

Với nhu cầu sử dụng Email Hosting cho doanh nghiệp, HostingViet hiện cung cấp Business Email theo nhiều quy mô, từ gói một địa chỉ email với giá từ 45.000đ/tháng đến các gói dung lượng lớn, số lượng địa chỉ email không giới hạn. Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên dựa trên số người dùng, nhu cầu lưu trữ, phương thức truy cập, yêu cầu bảo mật và khả năng tăng trưởng trong tương lai để chọn gói phù hợp.

Xem thêm các nội dung về Email Hosting và email doanh nghiệp

• Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Email Hosting
• Email Hosting Free: Cách đăng ký và các lợi ích khi sử dụng
• Email theo tên miền riêng của doanh nghiệp
• Mail Server là gì? Nguyên lý hoạt động và cách triển khai
• Cách đặt tên Email chuyên nghiệp cho cá nhân, doanh nghiệp
• Vai trò của bản ghi SPF trong cấu hình tên miền
• DMARC là gì? Hướng dẫn cấu hình bản ghi DMARC
• SMTP Server Gmail là gì? Kiến thức về SMTP Server

------------------------------

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SỐ THIÊN QUANG (HostingViet.vn)

- Địa chỉ: Liền kề 38, Khu đô thị Hateco Apollo, Xuân Phương, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Hotline: 024.2222.2223 
- Email: hotro@hostingviet.vn