Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Email Hosting

Email Hosting là gì?

Email Hosting là một dịch vụ lưu trữ thư điện tử giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý việc gửi và nhận email hiệu quả, an toàn và bảo mật cao. Dịch vụ này hoạt động trên một hệ thống máy chủ nhất định, được đặt theo tên miền riêng của doanh nghiệp và có khả năng tùy chỉnh cấu hình, số lượng tài khoản theo nhu cầu sử dụng.

Email Hosting là gì?

So với các dịch vụ email thông thường khác như Gmail, Yahoo,... Email Hosting giúp tổ chức, doanh nghiệp tăng tỉ lệ gửi email thành công, hạn chế spam và tăng sự tin tưởng, uy tín với khách hàng. Bên cạnh đó, tổ chức, doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát số lượng email muốn tạo và đặt tên chúng theo tên miền riêng.

Lợi ích khi sử dụng Email Hosting trong doanh nghiệp

Không chỉ giúp doanh nghiệp tăng nhận diện thương hiệu, tạo dựng niềm tin và sự uy tín cho khách hàng, Email Hosting còn mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích tuyệt vời khác như:

• Tăng tỉ lệ thư vào inbox đến 99.99%: Email Hosting sẽ không bị gắn nhãn là thư rác nên khi gửi đi, chúng sẽ luôn xuất hiện ở hộp thư chính của người nhận. Nhờ vậy giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả truyền thông, marketing và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• Dễ dàng cấu hình, quản trị và tăng số lượng tài khoản email hàng loạt.
• Dung lượng lưu trữ lớn, cho phép gửi tin nhắn với các tệp chất lượng cao, tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.
• Tính bảo mật cao: Mọi dữ liệu trên Email Hosting đều được mã hóa, đảm bảo an toàn và bảo mật cao. Ngoài ra, Email Hosting có tính năng sao lưu dữ liệu trên máy chủ, trong trường hợp xảy ra vấn đề gì thì có thể dễ dàng khôi phục.
• Chi phí hợp lý: Chỉ với mức chi phí từ 45.000đ/tháng, doanh nghiệp đã sở hữu dịch vụ Email Hosting chất lượng. Khi mở rộng quy mô kinh doanh, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng nâng cấp và mở rộng tài nguyên sử dụng với mức chi phí rất phải chăng.

Những lưu ý cần biết khi sử dụng Email Hosting

Để sử dụng Email Hosting hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điều sau:

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting uy tín chính là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần lưu ý. Bạn có thể tham khảo nhiều nhà cung cấp khác nhau trước khi lựa chọn. Dưới đây là một số dấu hiệu/đặc điểm nhận biết đơn vị cung cấp dịch vụ Email Hosting chuyên nghiệp:

• Hỗ trợ khách hàng 24/7 trong suốt quá trình sử dụng.
• Công khai bảng giá dịch vụ rõ ràng, minh bạch.
• Hỗ trợ chuyển thông tin, dữ liệu đến khách hàng nhanh chóng và hiệu quả.
• Có chính sách bảo mật, hợp đồng đầy đủ.
• Dịch vụ Email Hosting có tính năng sao lưu dữ liệu tự động, định kỳ.
• Hạn chế tối đa tình trạng spam, blacklist IP.
• Có tỷ lệ email vào inbox cao.

Chọn nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting uy tín

HostingViet là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting uy tín, chất lượng được nhiều doanh nghiệp, công ty, tổ chức và cá nhân tin dùng. Toàn bộ hệ thống máy chủ server của HostingViet đều được đặt tại các Datacenter lớn như CMC, FPT,.. Khi đăng ký dịch vụ Email Hosting tại HostingViet, khách hàng sẽ được hỗ trợ 24/7 trong suốt quá trình sử dụng bởi đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp.

Lựa chọn tên email phù hợp

Tên email chính là yếu tố đầu tiên tiếp xúc với khách hàng. Do đó, để sử dụng Email Hosting đạt hiệu quả cao, một cần lưu ý một số điều sau trước khi đặt tên:

- Chọn tên email ngắn gọn, dễ nhớ: Email Hosting cho phép người dùng đặt tên theo địa chỉ tên miền. Nếu tên công ty ngắn thì bạn có thể sử dụng luôn cho tên email. Ngược lại, nếu tên công ty dài thì bạn nên viết tắt cho ngắn gọn lại. Tuy nhiên, chữ viết tắt cần đủ nghĩa, đảm bảo khả năng nhận thương hiệu của doanh nghiệp và không được trùng lặp với tên miền của các tổ chức, doanh nghiệp khác.

- Đặt tên email theo phòng ban: Nên đặt tên email phân theo nhóm, phòng ban để tránh gây nhầm lẫn, đồng thời cũng giúp việc quản lý đơn giản và dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên cần đặt ra một quy tắc thống nhất dành cho nhân viên tham gia vào hệ thống Email Hosting.

- Tạo cấu trúc thống nhất, đồng bộ từ hệ thống website và các kênh truyền thông trên mạng xã hội để tạo tính chuyên nghiệp giữa các kênh quảng bá. Đặc biệt, địa chỉ email của các kênh này nên sử dụng tên miền của email. Ví dụ: Email của doanh nghiệp có đuôi là @hostingviet.vn thì trang Facebook, Zalo, Tiktok cũng nên có cấu trúc: http://www.facebook.com/hostingviet.vn.

- Tránh đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác. Thông thường, khi chọn tên miền thì doanh nghiệp cũng đã xem xét cẩn thận vấn đề này rồi. Tuy nhiên, để đảm bảo bản quyền và tránh gây nhầm lẫn, bạn nên kiểm tra lại lần nữa. 

Phổ biến quy định sử dụng email cho toàn bộ nhân viên

Trước khi đưa Email Hosting vào sử dụng rộng rãi cho toàn bộ nhân viên, doanh nghiệp cần phổ biến quy định rõ ràng cho từng nhân viên, tập thể về việc sử dụng tài khoản email như:

• Chỉ sử dụng email cho các công việc chung của công ty.
• Sử dụng email khi liên hệ, làm việc với khách hàng và đối tác.
• Các nhóm, phòng ban nên sử dụng email riêng, tránh gây nhầm lẫn. Có thể đặt tên email theo phòng ban như: marketing@hosting.vn,...
• Nên vô hiệu hóa các tài khoản Email Hosting của những nhân viên đã thôi việc để tránh trường hợp xấu xảy ra,...

Một số lưu ý khác

Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng Email Hosting

Trong quá trình sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm một số điều sau:

• Về bảo mật: Phổ biến cho nhân viên nên sử dụng mật khẩu mạnh và thường xuyên thay đổi mật khẩu để đảm bảo an toàn, tránh bị mất tài khoản email vào tay kẻ xấu. Bên cạnh đó, cần bật chế độ xác thực 2 yếu tố để cung cấp lớp bảo vệ bổ sung cho tài khoản email.
• Quản lý spam và phishing: Nên dùng tính năng chặn email spam để giảm nhận thư rác. Ngoài ra, phải luôn cảnh giác với các email đáng ngờ hoặc các email giả mạo yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân,
• Sao lưu dữ liệu thường xuyên để đảm bảo không bị mất dữ liệu và dễ dàng khôi phục dữ liệu trong trường hợp xấu xảy ra.
• Luôn tuân thủ các điều khoản và quy định sử dụng email hosting của nhà cung cấp để tránh vi phạm bản quyền sử dụng. 

Hy vọng với những thông tin bài viết cung cấp, bạn đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích về Email Hosting và sẽ sử dụng Email Hosting cho doanh nghiệp hiệu quả. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình sử dụng, hãy liên hệ ngay với HostingViet để được hỗ trợ nhanh chóng nhé!

>> Xem thêm: 

• Hướng dẫn sử dụng Email Hosting trên app hệ điều hành Android
• Email Hosting Là Gì? Cách đăng ký và Điều kiện dùng Email Hosting