Số Hóa Là Gì? Kiến Thức Cần Biết Về Công Nghệ Số Hóa, Các Sản Phẩm Số Hóa

Số hóa dữ liệu đang ngày càng được ưa chuộng vì những lợi ích thiết thực và tiết kiệm chi phí mà nó mang lại. Sau đây, Hosting Việt sẽ chia sẻ về hình thức chuyển đổi dữ liệu này. Mời bạn cùng tìm hiểu nhé.

Số hóa dữ liệu đang ngày càng được ưa chuộng vì những lợi ích thiết thực và tiết kiệm chi phí mà nó mang lại. Sau đây, Hosting Việt sẽ chia sẻ về hình thức chuyển đổi dữ liệu này. Mời bạn cùng tìm hiểu nhé.

Số hóa là gì?

Số hóa là một hình thức hiện đại có khả năng chuyển các hệ thống từ dạng thông thường sang dạng kỹ thuật số. Điển hình như số hóa các tài liệu dạng giấy thành file pdf, jpg, tif, bmp và lưu trữ trêns máy tính. Hoặc số hóa truyền hình từ hình thức phát sóng analog sang loại hình phát sóng kỹ thuật số. 

Hay số hóa còn được định nghĩa là nhập dữ liệu lên phần mềm để có thể quản lý, theo dõi và đánh giá chúng dễ dàng, thuận tiện hơn.

Khái niệm “Số hóa” và “Chuyển đổi số” hoàn toàn khác nhau. “Số hóa” là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ giá trị vật lý thành dạng số. Còn “Chuyển đổi số’ là pha hoàn thiện của số hóa. Nó là bước tiến cao hơn số hóa một bậc, đồng thời cũng phức tạp hơn. Cụ thể, các dữ liệu sau khi được số hóa thì người dùng sử dụng công nghệ Big Data, AI... để phân tích và biến nó thành một giá trị khác. 

so hoa

Lợi ích của chuyển đổi số hóa

Số hóa mang lại các lợi ích sau:

  • Đơn giản hóa và tiết giảm chi phí vận hành, quản lý.
  • Cập nhật hệ thống thông tin nhanh chóng, chính xác và báo cáo tức thì, kịp thời.
  • Tạo được nhiều sản phẩm và dịch vụ mới.
  • Dễ dàng xác định đúng phân khúc khách hàng.
  • Tăng trải nghiệm cho các khách hàng.
  • Cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
  • Nhanh chóng thích ứng sự thay đổi của thị trường và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp.

Số hóa dữ liệu là gì?

Số hóa dữ liệu là giải pháp tối ưu hóa dữ liệu, nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ, truy xuất, chia sẻ và tìm kiếm thông tin đơn giản, nhanh chóng. Hoạt động này giúp cắt giảm tối đa chi phí quản lý và không gian lưu trữ. Bên cạnh đó, số hóa dữ liệu còn giúp người dùng dễ dàng chỉnh sửa hoặc tái sử dụng dữ liệu. Đồng thời, nó còn cho phép linh hoạt chuyển sang những dạng tài liệu số khác.

Hình thức số hóa dữ liệu từ dạng giấy sang dạng số mang đến nhiều ưu điểm:

  • Giúp giảm không gian lưu trữ vật lý.
  • Hạn chế tối đa tình trạng mất, thất thoát dữ liệu lưu trữ.
  • Tài liệu được lưu trữ và bảo tồn trọn vẹn, vĩnh viễn theo nhu cầu sử dụng.
  • Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu.
  • Dễ dàng và nhanh chóng chia sẻ dữ liệu cho người khác.
  • Khả năng bảo mật cao.
  • Cải thiện hiệu suất làm việc nhờ thông tin được tập hợp và truyền tải kịp thời, nhanh chóng.
  • Giảm tối đa chi phí vận hành, quản lý.
  • so hoa

Tại sao phải số hóa dữ liệu?

Số hóa dữ liệu là quá trình tất yếu của thị trường, đặc biệt trong bối cảnh ngành công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển. Nó giúp doanh nghiệp tồn tại, tăng tính cạnh tranh và hòa nhập vào thị trường chung. Minh chứng này được thể hiện rất rõ nét qua những con số “biết nói”. Đó là, vào năm 1993, chỉ có 3% tài liệu trên toàn thế giới được chuyển đổi và lưu trữ dạng kỹ thuật số. Đến năm 2007, con số này đạt 94%. 

Hiện nay, số hóa trở thành xu hướng toàn cầu, nhất là sau cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Do đó, hàng triệu doanh nghiệp đều thực hiện số hóa để giúp tổ chức phát triển, theo kịp tốc độ phát triển của thị trường. Theo báo cáo của PricewaterhouseCoopers vào năm 2016, trong 2000 công ty tại 26 quốc gia tham gia cuộc nghiên cứu, có đến 86% doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, quản lý và lợi nhuận tăng nhờ vào quá trình chuyển đổi số trong 5 năm. Bên cạnh đó, số hóa còn là hoạt động bắt buộc để doanh nghiệp tiến hành các bước tiếp theo của chuyển đổi số.

Như vậy, có thể thấy, số hóa đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý, lưu trữ và truyền tải dữ liệu. Nếu như các dữ liệu vật lý thường bị giảm chất lượng trong quá trình sao chép, truyền tải thì dữ liệu kỹ thuật số không gặp hạn chế này. Theo đó, chúng vẫn giữ nguyên được chất lượng và tính vẹn toàn trong mỗi lần truyền đi.

Ngoài ra, quá trình số hóa của doanh nghiệp còn ảnh hưởng đến chiến lược, phương pháp quản lý, lưu trữ và cung cấp tài liệu. Vì thế, số hóa là điều cần thiết và bắt buộc phải có để tổ chức phát triển. Bằng cách, nó giúp doanh nghiệp tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào toàn bộ chiến lược và hoạt động của tổ chức. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào những cơ hội ưu việt nhất, nhằm kết hợp được quy trình kỹ thuật số cùng với vật lý. Tất cả mang đến lợi thế là doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh, thúc đẩy sự tăng trưởng về lợi nhuận.

Hơn nữa, trong bối cảnh kinh tế hiện nay, phần lớn các khách hàng đều muốn tìm hiểu nhà cung cấp thông qua internet. Do đó, việc cấp quyền truy cập vào thông tin, dữ liệu sẽ mở ra nhiều cơ hội tiếp cận đến khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Đây là tiền đề giúp tăng doanh thu, lợi nhuận và sau cùng là doanh nghiệp ngày càng phát triển. Để đáp ứng yêu cầu này, dữ liệu bắt buộc phải số hóa, mang tính sẵn sàng, giao diện thân thiện, tốc độ xử lý nhanh và không bị lỗi. 

Các lưu ý khi số hóa dữ liệu

Các yêu cầu trước khi số hóa:

  • Xác định loại tài liệu cần số hóa.
  • Xác định thời gian số hóa dữ liệu.
  • Mục đích của việc số hóa dữ liệu (dễ quản lý, kiểm soát, vận hành, tiếp cận khách hàng...).
  • Kích thước của tài liệu cần số hóa.
  • Chất lượng file scan, định dạng đầu ra của file là PDF, TIG, JPG...
  • Ngân sách cho hoạt động số hóa.
  • so hoa

Sai lầm về số hóa

Một số sai lầm thường gặp trong quá trình số hóa mà bạn cần biết để tránh chúng. Cụ thể:

  • Hiệu quả không có nghĩa là làm nhanh và nhiều 

Lập kế hoạch số hóa dữ liệu với thời hạn khoa học giúp tăng hiệu quả hơn so với việc bạn làm ồ ạt, nhanh và tràn lan mà không có chủ đích.

  • Số hóa chỉ thành công khi hoàn tất công nghệ

Thực chất, công nghệ chỉ là công cụ, việc áp dụng công nghệ chưa chắc đảm bảo đạt được kết quả kinh doanh như kỳ vọng, mà nó góp phần mang đến sự thuận tiện, “giải phóng” sức lao động để từ đó tăng hiệu quả làm việc của nhân viên. Điều này ít nhiều thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, sự thành công của quá trình số hóa chính là tư duy của người thực hiện, cách tiếp cận của nhân viên và cách giải quyết, xử lý vấn đề trong công việc thường nhật.

  • Số hóa chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn

Đây có lẽ là suy nghĩ của nhiều tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp truyền thống. Bởi họ bị ảnh hưởng của sức ì, cơ chế, quy trình và thói quen. Do đó, những doanh nghiệp này chậm thay đổi và thích ứng với sự đổi mới, linh hoạt, sáng tạo. 

Số hóa không chỉ dành cho các tổ chức lớn mà nó là công cụ của tất cả mọi doanh nghiệp – là những tổ chức mong muốn tối ưu hóa, bắt kịp sự phát triển của thị trường. Hay nói cách khác, số hóa phù hợp cho các doanh nghiệp nhanh nhạy, không ngại sự thay đổi.

Sản phẩm số hóa là gì?

Sản phẩm của ngành số hóa là bất kỳ sản phẩm nào không tồn tại dạng vật lý mà bạn có thể kinh doanh trực tuyến và đem về doanh thu. Ví dụ như một phần mềm, ebook, khóa học trực tuyến... Tuy nhiên, bạn lưu ý là với các sản phẩm số hóa thì hầu như khách hàng chỉ mua 1 lần. Do đó, bí quyết để kinh doanh thành công và phát triển mạnh trong tương lai là bạn không ngừng nghiên cứu, nhằm cho ra đời nhiều sản phẩm sở hữu các ưu điểm nổi bật khiến khách hàng không thể không mua chúng.

Một số sản phẩm số thông dụng tại Việt Nam:

  • Khóa học trực tuyến

Loại hình học trực tuyến rất được ưa chuộng tại Việt Nam. Về bản chất, khóa học này cũng tương tự như những hình thức dạy học truyền thống. Điểm khác biệt là bạn có thể học tại nhà hoặc bất kỳ nơi đâu, thậm chí vào bất kỳ lúc nào thông qua máy tính kết nối internet. 

so hoa

  • Sách điện tử (Ebook)

Độ phổ biến của sách điện tử ngày càng cao đến nỗi các chuyên gia dự đoán trong tương lai, doanh số của nó sẽ chiếm lĩnh thị trường hơn sách vật lý.

Để bán sản phẩm Ebook, bạn có thể đầu tư viết sách về chủ đề mà mình am hiểu. Khi sản phẩm hoàn thành, bạn chỉ việc marketing và giới thiệu nó đến với người dùng. Sau một thời gian, nếu chủ đề đủ thu hút thì chắc chắn, bạn sẽ kiếm được thu nhập thụ động từ nó qua nhiều tháng, có khi đến nhiều năm.

Trong trường hợp, bạn kinh doanh thêm khóa học trực tuyến thì có thể bán chéo chúng với khóa học. Điều này có ưu điểm là giúp bạn gia tăng doanh thu và tiết kiệm nguồn lực tim kiếm khách hàng. Tuy nhiên, khi quyết định kinh doanh Ebook, bạn nên lường trước tình trạng sao chép bản quyền và có đối sách phù hợp nhằm ngăn chặn nó. Bởi đây là một thực trạng khá phổ biến tại Việt Nam.

so hoa

  • Nhiếp ảnh 

Hiện nay, nhu cầu chụp ảnh độc đáo ngày càng tăng kéo theo đó là các website mua và kinh doanh ảnh như Pixabay, Unsplash... ra đời. Vì thế, nếu có khả năng cảm nghệ thuật và khiếu chụp ảnh, bạn có thể kiếm thêm thu nhập từ việc bán ảnh cho các trang này.

Ngoài ra, bạn đừng quên đăng các tác phẩm của mình lên Instagram, Flickr để vừa bảo vệ bản quyền, vừa giới thiệu đến khách hàng tiềm năng.

  • Theme, plugin website

Công nghệ số phát triển đã tạo điều kiện cho không ít người kiếm tiền bằng cách bán theme WordPress, và doanh thu họ nhận được có khi lên đến hàng trăm triệu.

Bạn chỉ việc nghiên cứu và tạo ra những mẫu thiết kế web mang lại thu nhập thụ động với số lượng 1 lần cho mỗi chủ đề. Theo thời gian vận hành, có thể bạn cũng cần cập nhật thêm một số tính năng để tương thích với sự thay đổi của hệ thống quản lý nội dung. Tất nhiên, việc làm này khá đơn giản và nhẹ nhàng hơn so với quá trình làm sản phẩm mới ngay từ đầu.

Nếu có càng nhiều chủ đề web thì bạn càng tiếp cận được nhiều nhóm đối tượng khách hàng. Và kết quả là tỷ lệ chuyển đổi thành người mua hàng cao hơn.

Bên cạnh đó, bạn có thể nghiên cứu và tạo ra các plugin để phục vụ cho nhu cầu người dùng, mang đến sự thân thiện và thuận tiện cho họ. Ví dụ nút điều hướng kết hợp phong chữ, nút chia sẻ thông tin lên các mạng xã hội phổ biến...

so hoa

  • Các phần mềm 

Thêm một sản phẩm nữa của công nghệ số hóa mà các chuyên gia trong lĩnh vực lập trình không thể bỏ lỡ là phần mềm máy tính. Vì chúng mang lại thu nhập cực khủng cho người phát triển. Do phần mềm giúp khắc phục các vấn đề mà người dùng đang gặp.

Hiện nay, bên cạnh việc bán phần mềm bằng giấy phép thì chúng còn được kinh doanh dưới dạng đăng ký. Hay nói đơn giản hơn, người dùng cần trả phí duy trì hàng tháng hoặc hàng năm nếu muốn được sử dụng phần mềm.

Mô hình bán bằng cách đăng ký này mang lại doanh thu cao hơn nhiều so với bán giấy phép. Do với giấy phép, khách hàng chỉ trả tiền một lần duy nhất. 

so hoa

  • Podcast

Phần lớn tất cả các sản phẩm số hóa podcast đều được cung cấp miễn phí vì chúng được nhà phát triển sử dụng cho mục đích quảng cáo thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ.

Tuy nhiên, không phải vì thế mà bạn không thể kiếm tiền bằng poscast. Thông qua việc tạo ra một pobcast có nhiều tính năng chuyên sâu và thiết thực, bạn sẽ dễ dàng có được thu nhập từ nó đấy. Điển hình như mô hình freemium. Theo đó, người dùng hoàn toàn được nghe miễn phí nhưng khi muốn dùng tính năng thưởng, hoặc thêm chất lượng âm thanh... thì họ phải trả phí.

so hoa