Email Outlook là công cụ không thể thiếu của bất kỳ nhân viên văn phòng nào. Bởi chúng giúp tăng sự chuyên nghiệp và nhận được sự tín nhiệm, cũng như đánh giá cao từ khách hàng, đối tác. Vậy cài đặt và cấu hình Email Outlook 2016 như thế nào? Trong chia sẻ của bài viết này, Hosting Việt sẽ hướng dẫn bạn cách cài Outlook 2016 theo hệ thống webmail để giúp bạn có thể tự cài đặt Outlook 2016 một cách cực kỳ dễ dàng 100% bạn sẽ làm được. Hãy cùng theo dõi chi tiết cách làm trong bài viết nhé!
Cách cài đặt Outlook 2016
Sau đây là hướng dẫn cách cài mail công ty vào Outlook 2016.
- Bước 1: Bạn vào Outlook, chọn File / Info / Acount Settings / Acount Settings
- Bước 2: Chọn tiếp “New”
- Bước 3: Lúc này, màn hình như hình dưới đây sẽ xuất hiện. Bạn chọn “Manual setup or additional server types”, sau đó, nhấn nút Next để tiếp tục.
- Bước 4: Click chọn ô giá trị “POP or IMAP” và nhấn nút Next để được chuyển sang bước tiếp theo.
>>Xem thêm: Dịch vụ Business Email theo tên miền riêng
- Bước 5: Một bảng thông tin sẽ hiện ra, bạn nhập các thông tin như hệ thống yêu cầu: Tên, địa chỉ email, thông tin mail server, ...
**Lưu ý: Với trường “Incoming mail server”, bạn nhập vào giá trị: outlook.office365.com hoặc pop.gmail.com (tùy thuộc vào địa chỉ Email mà bạn muốn sử dụng). Tương tự, trường “Outgoing mail server (SMTP”) nhập vào giá trị smtp.office365.com hoặc smtp.gmail.com. Phần sau Hosting Việt sẽ hướng dẫn chi tiết về cách tích hợp Gmail vào Outlook.
Các trường cần nhập thông tin:
- Your Name: Họ và Tên của người dùng. Theo kinh nghiệm, bạn nên khai báo họ tên đầy đủ và viết không dấu, nhằm tránh trường hợp bị lỗi font chữ khi người nhận email sử dụng hệ điều hành khác.
- Email Address: Thông tin mail cần cài đặt (Vd: info@yourdomain.com).
- Account Type: Bạn để mặc định là POP3.
- Incoming mail server và Outgoing mail server (MTP): Đây là thông tin địa chỉ máy chủ gởi / nhận email. Thông thường sẽ là mail.yourdomain.com (trong đó yourdomain.com là tên miền công ty của bạn và đã đăng ký).
- User Name: Tên mail sử dụng (ví dụ: info@yourdomain.com).
- Password: Mật khẩu được dùng để đăng nhập email.
- Bước 6: Nhấn chọn nút “More Settings” để tiếp tục các bước cấu hình Outlook 2016 tiếp theo.
- Bước 7: Tiến hành cấu hình Outgoing Server khi cài Outlook.
Bạn click chọn Tab Outgoing Server, tích tiếp vào ô “My outgoing server” để thiết lập các thông số cấu hình như hình sau.
- Bước 8: Tiến hành cấu hình Port cho email
Bạn di chuyển sang tab Advanced rồi thực hiện thiết lập các thông số như yêu cầu của hệ thống. Các giá trị cần điền là:
- Incoming server (POP3): Bạn điền 110 hoặc nếu sử dụng SSL thì điền 995.
- Nếu email server của công ty bạn đang sử dụng giao thức mã hóa SSL, thì click chọn dòng “This server requires an encrypted connection (SSL)”.
- Outgoing server (SMTP): Điền giá trị 25 hoặc nếu sử dụng SSL thì điền 465.
- Trong trường hợp email server sử dụng giao thức mã hóa SSL thì mục “User the following type of encrypted connection”: chọn SSL.
- Mục “Remove from server after”: Là khoảng thời gian Email sẽ tồn tại trên server. Nếu quá thời gian này thì email sẽ tự động bị xóa, không thể khôi phục được. Trong trường hợp, email đã được tải về máy thì bạn không cần quá lo lắng vì dù server có xóa email, máy tính vẫn còn lưu bản đã được tải trước đó.
- Sau khi hoàn tất nhập giá trị của các mục trên thì click chọn “OK” để hoàn tất việc cấu hình Outlook 2016.
- Bước 9: Kiểm tra kết nối sau khi cài Outlook
Sau khi hoàn tất cài đặt Outlook 2016, bạn kiểm tra các thông số đã hoạt động tốt chưa, rồi nhấn Close.
Thực tế, ngay khi hoàn tất cách cài mail công ty vào Outlook 2016, thì phần mềm sẽ tự động gửi một email để kiểm tra địa chỉ email mà bạn vừa thực hiện cấu hình để kiểm tra chúng có gửi và nhận email được hay chưa.
Nếu hệ thống xuất hiện hình như bên dưới thì điều đó có nghĩa email của bạn đã hoạt động tốt.
- Bước 10: Hoàn tất cấu hình Outlook 2016
Click nút Finish để kết thúc quá trình cài đặt email. Lúc này, bạn có thể thực hiện cách đăng nhập Outlook 2016 và tiến hành sử dụng.
>>Xem thêm: Cách tạo chữ ký Email Chuyên Nghiệp đơn giản, chi tiết từ A - Z (Làm được 100%)
Hướng dẫn sử dụng Outlook 2016: Cài Gmail vào Outlook
Cách làm cũng tương tự như trên.
- Bước 1: Đầu tiên, đăng nhập tài khoản Gmail, sau đó, click vào phần Setting. Chọn Cài đặt / Chọn tiếp tab “Chuyển tiếp POP/IMAP”.
- Bước 2: Click nút bật “Truy cập đối với các ứng dụng kém bảo mật hơn”.
- Bước 3: Tiến hành mở Outlook 2016. Chọn File / Info / Add Account.
- Bước 4: Trong bảng xuất hiện, click chọn “Manually configure server settings or additional server types”, nhấn tiếp Next.
- Bước 5: Chọn “POP or IMAP”, rồi click Next.
- Bước 6: Nhập các thông tin:
- Your name: Tên dùng cho tài khoản.
- Email Address: Tài khoản Gmail muốn cài đặt.
- Account type: chọn POP3.
- Incoming mail server: điền giá trị “pop.gmail.com”
- Outgoing mail server(SMTP): điền giá trị “smtp.gmail.com”
- User Name: Tài khoản gmail muốn cài đặt.
- Password: Là password dùng để đăng nhập gmail.
Sau khi điền đầy đủ các thông tin, bạn click “More settings” nằm trong cửa sổ “Add account” này. Tiếp đến, tích chọn “My outgoing server (SMTP) requires authentication”.
Chuyển sang tab Advanced và điền các giá trị như hình sau, rồi nhấn OK để lưu:
**Lưu ý: Với mục “Remove from server after”, bạn có thể tùy ý điều chỉnh thời gian theo nhu cầu sử dụng.
- Bước 7: Click “Test Account Settings” để kiểm tra kết nối của email vừa cấu hình cài Outlook.
Nếu cài đặt thành công thì màn hình email của bạn lúc này sẽ như hình dưới đây:
Trên đây là bài viết mà Hosting Việt giới thiệu tới bạn nhằm củng cố thông tin về cách cài đặt Outlook 2016 và cách sử dụng. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu thêm về vai trò của Outlook 2016. Nếu có thắc mắc gì bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé! Hi vọng với những chia sẻ trên đây của Hosting Việt, bạn đã có thể tự cài đặt và sử dụng được Outlook 2016 một cách dễ dàng hơn.