Bạn đang tìm cách giảm dung lượng file Excel? Dưới đây là một số phương pháp có thể giúp bạn thực hiện điều đó.
Cách giảm dung lượng File Excel
Sử dụng phần mềm Winrar hay Zip-7 cũng là cách nén file excel để gửi mail. Ngoài ra, còn một số cách khác để giảm dung lượng file excel như:
-
Xóa định dạng có điều kiện
Bạn mở file excel, chọn ô có định dạng bất kỳ rồi nhấn Home, chọn tiếp Conditional formatting, và chọn Clear Rules.
- Xóa định dạng của ô đang chọn: Click Clear from Selected Cells.
- Xóa định dạng của tất cả các ô: Click Clear Rules from Entire Sheet.
-
Cắt các ô tính chưa cần sử dụng
Bạn mở file excel, và nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/trái/lên/xuống để chọn những ô (hàng, cột) còn trống. Tiếp đến, nhấn phải chuột vào các ô đã bôi đen rồi chọn Delete để xóa chúng. Thao tác này giúp giảm dung lượng của file excel.
-
Xóa data links
Bạn mở file Excel, nhấn chọn tab Data, kế đến chọn Edit Links. Sau đó, bạn chọn những liên kết cần xóa.
Cuối cùng, bạn chọn Break link để hoàn tất.
-
Nén ảnh trong Excel
Thao tác này cũng được xem là cách nén file excel để giảm dung lượng hiệu quả. Các bước thực hiện như sau.
- Bước 1: Bạn mở file excel và chọn ảnh cần nén. Sau đó, bạn nhấn Format, kế đến chọn Compress Pictures.
- Bước 2: Trong mục Apply only to this picture, bạn bỏ tick chọn, và nhấn chọn mục Email (96 ppi): minimize document size for sharing. Sau đó, bạn click OK để hoàn tất.
-
Xóa watch
Trong file excel, bạn chọn Formulas, rồi chọn tiếp Watch Window. Sau cùng, bạn chọn Delete Watch để hoàn tất.
-
Xóa named range
- Bước 1: Bạn chọn Formulas trong file excel, chọn tiếp Name Manager.
- Bước 2: Bạn nhấn Chọn tên bị lỗi cần xóa, rồi click phím Delete.
- Bước 3: Click nút OK để xác nhận việc xóa named range.
-
Giảm dung lượng file bằng Excel binary workbook
- Bước 1: Bạn mở file chọn tab File.
- Bước 2: Bạn nhấn Save as, sau đó chọn Browse.
- Bước 3: Tại mục Save as type, bạn chọn Excel Binary Workbook rồi nhấn Save để lưu lại.
Tiếp đến, bạn chỉ việc vào kiểm tra dung lượng của file đầu ra để thấy nó được nén lại đến mức nào.
==> THAM KHẢO THÊM : Hướng Dẫn Cách Nén Và Giải Nén File Zip, Winrar,PDF... Đơn Giản
Trên đây Hosting Việt đã hướng dẫn cách giảm dung lượng file excel trên máy tính chỉ với vài bước đơn giản. Mong rằng bài viết dưới đây đưa ra hướng dẫn hữu ích để bạn dùng file excel hiệu quả hơn.