Quản lý dự án là một ngành khoa học đòi hỏi nhiều ở việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát quá trình triển khai nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng. Để đạt được điều này, người quản lý cần phải có công cụ hỗ trợ nhằm có thể quản lý toàn diện một dự án, điển hình như Basecamp. Vậy hoạt động chính của công cụ quản lý dự án Basecamp là gì?
1/ Công cụ quản lý dự án là gì?
Công cụ quản lý dự án là một phần mềm giúp theo dõi, quản lý tất cả các nguồn lực, chi phí, tiến độ… của dự án. Trước đây, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm bằng cách cài đặt vào máy tính để bàn. Ưu điểm chung của phần mềm là quản lý tương đối hiệu quả dự án. Tuy nhiên, nhược điểm của chúng là khá đắt đỏ và không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tài chính để triển khai.
Nhằm khắc phục hạn chế này và nâng cao tính năng quản lý toàn diện dự án, các công cụ quản lý dự án trực tuyến ra đời. Đồng thời, chúng luôn được cải tiến, nâng cấp với chi phí sử dụng cực rẻ, đáp ứng được tối đa nhu cầu của hầu hết doanh nghiệp.
Các ưu điểm nổi bật của bản trực tuyến công cụ quản lý dự án là gì?
Không cần cài đặt hay cập nhật
Các công cụ được phát triển trên nền tảng web nên người dùng không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Vì vậy, dù máy tính có cấu hình yếu thì vẫn có thể dễ dàng sử dụng. Điều kiện để phần mềm quản lý dự án hoạt động là máy tính kết nối internet.
Bên cạnh đó, khi các công cụ được nâng cấp các tính năng mới thì nhà cung cấp đã tự động cập nhật cho tất cả người dùng. Việc của bạn làm là chỉ cần đăng nhập tài khoản và sử dụng tính năng cải tiến.
Quản lý các nhóm thuê ngoài nhanh chóng, dễ dàng
Việc quản lý nguồn lực thuê ngoài khiến doanh nghiệp tiêu tốn nhiều thời gian của dự án. Vì thế, phần mềm quản lý dự án như một trợ thủ đắc lực giúp quản lý tất cả các nguồn lực, dù chênh lệnh múi giờ hay khác địa phương. Đồng thòi, tiết kiệm thời gian quản lý. Nhờ thế, dự án được triển khai đúng tiến độ và dễ dàng kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra.
Không mất mát hay thất thoát dữ liệu
Ưu điểm của công cụ quản lý trực tuyến là bạn không cần bảo trì phần cứng hoặc chuẩn bị sẵn phần cứng dự phòng. Bên cạnh đó, công cụ còn cung cấp nguồn lực để bạn lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây. Vì thế, dù máy tính có bị hư hỏng thì dữ liệu của bạn vẫn còn. Bạn vẫn có thể truy cập và xử lý công việc như bình thường.
Ngoài ra, nếu dữ liệu trên máy tính bị mất thì bạn vẫn có thể sao lưu và phục hồi chúng nhanh chóng. Do đó, tất cả các dự án vẫn nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Tiết kiệm chi phí
Thay vì bỏ hàng chục nghìn USD để sở hữu các phần mềm cài đặt trên máy tính cồng kềnh, chiếm nhiều không gian của ổ cứng thì bạn chỉ cần tầm 100 USD/tháng đã có thể sử dụng công cụ quản lý dự án trực tuyến, với nhiều tính năng nổi bật, ưu việt hơn.
>>>> Smart Sheet là gì? Top 10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay
2/ Basecamp là gì?
Basecamp là một công cụ quản lý dự án đơn giản, trực quan và dễ sử dụng nhất. Công cụ này hiện nay đang được các doanh nghiệp ưa chuộng vì nó giúp điều hành công việc nhanh chóng, thuận tiện. Được mệnh danh là “chiến binh quản lý dự án”, Basecamp tồn tại hơn 10 năm và nhận được tín nhiệm của hàng triệu khách hàng trên khắp thế giới.
Phần mềm hoạt động trên nhiều nền tảng như máy tính, thiết bị di động với tất cả các trình duyệt. Ưu điểm của Basecamp là chúng giống một trợ lý nhắc nhở danh sách các công việc cần làm, tài liệu văn bản và quản lý những sự kiện quan trọng. Bên cạnh đó, Basecamp còn cho phép chia sẻ tập tin, theo dõi tiến độ dự án, nguồn lực và hệ thống nhắn tin tiện lợi giúp nhóm dự án dễ dàng trao đổi công việc.
Giao diện có thiết kế thân thiện, khoa học và dễ sử dụng. Các công cụ hỗ trợ tính năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng thấy các tác vụ, hình ảnh hay tin nhắn đang theo dõi. Hoặc bộ báo cáo toàn diện giúp bạn có thể phân tích chuyên sâu.
Chưa dừng tại đó, Basecamp còn hỗ trợ người dùng xử lý tốt công việc. Bằng cách tích hợp email marketing với tính năng chia sẻ các nhiệm vụ cùng tin nhắn đến người khác ngoài doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn còn có thể tùy chỉnh thông báo theo yêu cầu.
Với mức phí cố định 99$/tháng, Basecamp là lựa chọn phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp lớn, nhỏ. Nếu muốn trải nghiệm thử trước khi trả phí, bạn có thể dùng bản trial trong 30 ngày.
Ưu điểm:
- Bản miễn phí không giới hạn tính năng giúp người dùng trải nghiệm tối đa.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
- Quản lý toàn diện các tác vụ của tất cả thành viên trong nhóm giúp kiểm soát tốt nhất nguồn lực và tiến độ dự án.
- Báo cáo trực quan, dễ dàng theo dõi.
- Hỗ trợ chức năng đăng ký tự động.
