EMAIL DOANH NGHIỆP

Hosting email là một dịch vụ thư điện tử hoạt động trên hệ thống máy chủ riêng, có độ bảo mật cao. Khác với dịch vụ thư điện tử miễn phí, người dùng có quyền tùy chỉnh cấu hình, số lượng tài khoản khi sử dụng email hosting. Vì thế, các doanh nghiệp thường ưu tiên sử dụng dịch vụ này, nhằm tăng cường khả năng bảo mật, độ tin cậy và đảm bảo tỉ lệ gửi thư thành công.

Bên cạnh việc mang lại nhiều giá trị cho hoạt động quảng cáo, email hosting còn có nhiều lợi ích khác như:

Chủ động quản lý (Tạo, sửa, xóa) Email theo tên miền riêng (Tên miền thương hiệu)

- Độ tin cậy cao.

- Được chứng thực thông tin khi gửi thư điện tử.

- Tăng nhận diện thương hiệu cho các tổ chức, doanh nghiệp.

- Đảm bảo tỉ lệ gửi thư vào inbox cao.

- Cho phép gửi thư điện tử có đính kèm tập tin dung lượng lớn.

- Được toàn quyền quản trị, tùy chỉnh cấu hình cũng như thiết lập số lượng lớn tài khoản email.

- Cung cấp nhiều tùy chọn lưu trữ lớn, có định dạng tối ưu trên máy tính lẫn thiết bị di động.

- Tăng khả năng bảo mật, giảm thiểu tình trạng spam hay blacklist, đường truyền email hoạt động liên tục và thông suốt.

- Đảm bảo quản lý chặt chẽ toàn bộ các email nhận và gửi đi.

Có được các ưu điểm trên là nhờ hosting email được xây dựng trên nền tảng cụm máy chủ chuyên dụng, có tính ổn định cao. Bên cạnh đó, các địa chỉ IP từ email hosting luôn được các máy chủ khác tin tưởng và chấp nhận. Vì thế, việc gửi thư được chuyển ngay tức thì.

Web hosting cũng là một thuật ngữ thường thấy trong lĩnh vực truyền thông. Trước đây, web hosting cùng với email hosting thường được tích hợp trên cùng một server. Tuy nhiên, những năm gần đây, chúng được tách ra và lưu trữ riêng biệt trên từng máy chủ.

Hơn nữa, công dụng của cả 2 cũng hoàn toàn khác nhau nên việc đặt chúng trên những máy chủ riêng sẽ giúp tăng cường hiệu quả hoạt động.

- Web hosting: Là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin của website doanh nghiệp, bao gồm nội dung, hình ảnh, video, mã nguồn, thông tin giao dịch và trao đổi của doanh nghiệp với khách hàng qua internet.

- Email Hosting: Là hệ thống đóng vai trò lưu trữ thư điện tử của doanh nghiệp trao đổi với khách hàng, và thư trao đổi nội bộ. Hệ thống này có khả năng bảo mật cao, và mang tính đặc trưng về mặt thương hiệu của doanh nghiệp, bằng cách đưa tên miền vào địa chỉ email.

Mặc dù sở hữu nhiều tính năng thú vị nhưng nếu không biết cách tận dụng thì email hosting sẽ trở nên vô nghĩa. Dưới đây là một số tip hữu ích giúp bạn có thể quảng cáo thương hiệu thành công thông qua dịch vụ này.

1. Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín

Đây là yếu tố hàng đầu và cực kỳ quan trọng. Vì nó sẽ giúp bạn tránh tối đa rủi ro bị rò rỉ thông tin trong thời gian sử dụng dịch vụ.

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp hosting để bạn có sự lựa chọn tốt nhất dành cho mình. Tuy nhiên, khi xem xét và đánh giá chất lượng dịch vụ, bạn nên chú ý các đặc điểm sau của một nhà cung cấp uy tín.

- Có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7 nhanh chóng giúp khắc phục các sự cố.

- Giảm thiểu tình trạng emai bị blacklist IP, hộp thư spam.

- Có hệ thống bảo mật máy chủ thư chuyên dụng.

- Giao diện quản lý máy chủ thư trực quan, thân thiện với người dùng.

- Hỗ trợ truyền tải thông tin và dữ liệu đến người dùng nhanh chóng.

- Tỷ lệ thư điện tử vào hộp inbox cao.

- Hệ thống mail có tính năng thông báo đến các hộp thư khác như Gmail, Yahoo Mail, Webmail… giúp người dùng tăng cường kiểm soát và quản lý thư.

2. Tối ưu địa chỉ email

Địa chỉ email là thông tin đầu tiên mà người nhận sẽ thấy khi nhận thư. Vì thế, tên email càng tạo ấn tượng tốt, chuyên nghiệp thì khả năng thư được đọc sẽ cao. Sau đây là một số nguyên tắc giúp đặt tên email tối ưu.

- Tên ngắn gọn, ý nghĩa, tránh nhầm lẫn với doanh nghiệp khác

Sử dụng email hosting, người dùng được phép đặt tên miền riêng của doanh nghiệp. Khi tên miền ngắn, bạn có thể giữ nguyên. Nếu tên miền quá dài, bạn nên viết tắt để ngắn ngọn hơn nhưng phải đảm bảo giữ được tính nhận diện thương hiệu. Đặc biệt, tên miền (kể cả tên miền viết tắt) không được trùng lắp với doanh nghiệp khác.

- Đặt tên email có hệ thống rõ ràng

Đặt tên email để phân biệt giữa các phòng ban chức năng trong cùng một doanh nghiệp là điều cần thiết để tránh nhầm lẫn. Ngoài ra, địa chỉ email của từng cá nhân cũng tuân theo nguyên tắc nhất định và thống nhất.

- Tạo cấu trúc thống nhất

Tên của các trang truyền thông như website, blog, mạng xã hội... phải đặt theo cấu trúc thống nhất, nhằm tạo tính chuyên nghiệp trong việc quảng cáo thương hiệu. Bên cạnh đó, địa chỉ của tất cả hệ thống kênh thông tin này cũng nên sử dụng chính tên miền email.

Ví dụ: Doanh nghiệp có đuôi email là @hostingviet.vn thì tên trang facebook nên là http://www.facebook.com/hostingviet.vn.

- Tránh đặt tên nhạy cảm

Không nên sử dụng các từ mang ý nghĩa hiểu lầm, gây khó hiểu vì chúng sẽ gây tác động xấu đến thương hiệu của doanh nghiệp.

3. Quan tâm đến bảo mật hệ thống email hosting

Sử dụng email hosting mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi xảy ra bất kỳ sự cố nào, nó lại trở thành nguyên nhân chính gây ảnh hưởng đến tất cả hệ thống email. Do đó, vấn đề bảo mật hệ thống cần được quan tâm hàng đầu để đảm bảo lợi ích cho tổ chức trong quá trình vận hành.

4. Phổ biến quy định rõ ràng

Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống quy định rõ ràng, cụ thể cho việc sử dụng email hosting đến toàn bộ cá nhân trong nội bộ. Điển hình như sử dụng email cho mục đích công việc của tổ chức, vô hiệu các tài khoản email của nhân viên nghỉ việc…

5. Tận dụng các phần mềm free email hosting

Các phần mềm email hosting miễn phí như Hotmail, Yandex, Zoho… khá hữu ích nên bạn có thể tận dụng chúng để giảm ngân sách cho marketing. Chúng cung cấp cả 2 gói dịch vụ là miễn phí và tính phí.

Trong đó, gói miễn phí bị hạn chế về dung lượng lưu trữ, và số lượng tài khoản email. Vì thế, nếu không có nhiều nhân viên thì đây cũng là giải pháp email phù hợp. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên phát triển cao, bạn nên mua gói dịch vụ để được dùng dịch vụ tốt hơn.

Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý, các phần mềm này miễn phí nên độ bảo mật của chúng chắc chắn không cao như mong đợi.