April 21, 2015 hotro@hostingviet.vn 02466.567.555       Giới thiệuTuyển dụng    Liên hệ   Đăng nhập   Đăng ký

Zoho Mail Là Gì? Cách tạo chữ ký và cài đặt Zoho Mail

Bạn chưa biết Zoho Mail là gì và cách đăng ký tạo Zoho Mail như thế nào? Đừng lo, hãy xem ngay bài viết này của HostingVIET.

Hiện nay, nhu cầu tạo địa chỉ email có tên miền riêng (ví dụ: contact@yourdomain.com) thường được các doanh nghiệp áp dụng nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. 

Nếu như trước đây, người dùng hoàn toàn có thể dễ dàng thực hiện các công việc này nhờ vào dịch vụ Google App Business và không hề tốn bất kỳ chi phí nào. Thì hiện tại Google đã bắt đầu tính phí $5/email/tháng. Đây là số tiền không hề nhỏ, nếu doanh nghiệp có 5 hay 10 email hoặc nhiều hơn.

Vì vậy, một số dịch vụ tạo email theo tên miền riêng miễn phí khác đang trở nên phổ biến và được sử dụng nhiều hơn. Nổi bật trong số đó là Zoho mail. Bạn đã biết đến Zoho mail chưa? Các chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn hiểu Zoho mail là gì, và cách sử dụng cũng như cách tạo cài đặt chúng trên outlook. 

zoho mail la gi

Zoho mail là gì?

Đây là một dịch vụ email theo tên miền riêng miễn phí, có tính năng hoạt động tương tự như Yahoo hay Gmail. 

Khi sử dụng Zoho Mail, người dùng có thể đồng bộ các dữ liệu trên cùng hệ thống như Zoho Docs và Zoho Storage. Tính năng này rất giống với Gmail.

Điểm khác biệt và tạo sự thuận lợi cho người dùng là bạn có thể sử dụng tên miền riêng ngay từ lúc đăng ký và không phải thông qua dịch vụ khác giống như Google App Business. Điều này càng khiến các doanh nghiệp thêm thích thú khi sử dụng Zoho Mail để tạo sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình.

Bên cạnh đó, Zoho Mail có cung cấp gói miễn phí sử dụng cho 1 domain và 5 users. Với các bạn blogger hay trang web nhỏ và trung bình thì gói này quá đủ. Ngoài ra, nếu nhu cầu nhiều hơn thì bạn có thể dùng những gói có tính phí và mức giá cao nhất $10/user/tháng.

zoho mail la gi

Đặc điểm của Zoho mail

Zoho Mail là một ứng dụng với rất nhiều tính năng nổi bật:

- Có 10 account email miễn phí và được cung cấp dung lượng 5GB/mail.

- Được tặng 5GB lưu trữ tài liệu miễn phí trên Zoho Docs. Dung lượng này được sử dụng chung cho tất cả các account.

- Có thể tích hợp email với các ứng dụng Zoho khác như Docs, Project, Chat, …

- Hỗ trợ Anti virus và Anti spam mạnh mẽ.

- Tích hợp được với Dropbox. Nhờ thế, người dùng dễ dàng sử dụng các dữ liệu đã lưu trữ trên đám mây.

- Dễ dàng tùy biến thương hiệu theo nhu cầu sử dụng. Theo đó, bạn được phép dùng địa chỉ mail và logo riêng biệt.

- Có tính năng chuyển email từ hệ thống cũ sang Zoho. Vì vậy, bạn sẽ không phải lo lắng về việc mất dữ liệu mail cũ.

- Dung lượng file đính kèm email lên tới 25MB.

- Có tính năng đăng nhập theo 2 cách. Đó là xác nhận đăng nhập qua email hoặc tin nhắn SMS gửi về điện thoại. Tính năng này giúp bảo mật email cao hơn.

Ưu và nhược điểm của Zoho mail là gì?

- Ưu điểm

+ Có gói sử dụng miễn phí 100%. Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn nâng cấp lên các gói tính phí để có thể sử dụng nhiều tính năng ưu việt.

+ Nếu thực hiện cấu hình chính xác, các email có tỉ lệ bị spam cực kỳ thấp. Vì vậy, bạn không còn bị quấy rầy bởi các email rác này.

+ Cách thức đăng ký dễ dàng, và hỗ trợ trên nhiều quốc gia.

+ Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng.

- Nhược điểm

Zoho mail chỉ có một nhược điểm duy nhất là không hỗ trợ IMAP và POP cho các tài khoản miễn phí. Vì thế, bạn không thể push mail trên ứng dụng Mail của Outlook hay Windows 10, … 

Với nhiều ưu điểm ưu việt trên nên sử dụng email tên miền riêng trên, hiện nay Zoho Mail vẫn đang là sự lựa chọn hàng đầu đối với nhiều công ty, doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh thương mại của họ.

zoho mail la gi

Hướng dẫn sử dụng Zoho crm 

Để tạo tạo email theo tên miền riêng trên Zoho và sử dụng chúng, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn sau.

- Bước 1: 

Bạn truy cập vào Zoho theo link https://www.zoho.com/mail/, rồi nhấn chọn Business Email, sau đó click vào Sign up của Free Plan.

Tiếp theo hệ thống sẽ xuất hiện một form thông tin để bạn điền Domain (tên miền riêng mà bạn cần tạo email). Rồi điền địa chỉ website vào và chờ xác nhận.

zoho mail la gi

- Bước 2: 

Bạn khai báo các thông tin để xác thực và tạo địa chỉ email theo tên miền riêng trên Zoho mail. 

            + Zoho mail ID

            + Password

            + Contact email: đây là địa chỉ email khác để hệ thống gửi xác nhận hay liên hệ trong trường hợp cần thiết.

            + Word Verification: mã xác nhận của hệ thống.

Sau đó, bạn nhấn nút “Sign up” để hoàn tất đăng ký.

- Bước 3:

Sau khi hoàn tất các thao tác của bước 2, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác thực domain. Ở bước này, bạn chỉ cần nhấn vào đường link Proceed to verify domain ownership để xác thực.

zoho mail la gi

Sau khi nhấn vào đường link, hệ thống sẽ chuyển đến trang xác thực. Tại đây, bạn chỉnh sửa các record DNS theo yêu cầu của Zoho. Khi chỉnh xong, bạn đợi 15 phút và trở về trang xác thực Zoho mail, chọn nút “Verify” để hoàn tất.

zoho mail la gi

- Bước 4:

Lúc này, hệ thống sẽ yêu cầu tạo tài khoản email. Khi một bảng thông tin hiện ra, bạn nhấn nút “Next” 2 lần sẽ thấy “Proceed to Point MX”, click vào link này để thiết lập DNS cho domain. Nếu bỏ qua bước này, email zoho không nhận được mail từ các địa chỉ email khác.

zoho mail la gi

Bạn thêm record MX và DNS với các thông tin sau vào bảng:

ame

Address

Priority

@

mx.zohomail.com

10

@

mx2.zohomail.com

20

Lưu ý, trong trường hợp sử dụng record MX cũ, bạn hãy xóa hết trước khi thêm record MX của Zoho mail.

Đổi xong, bạn trở lại trang Zoho và ấn nút “Next”. Và cứ tiếp tục nhấn “Next” liên tục nếu bạn không cần dùng đến các tùy chọn của hệ thống hiển ra. Sau cùng, nhấn “Done” để kết thúc.

Tiếp đến, bạn nhấn vào link đăng nhập vào email mà hệ thống gửi để được chuyển đến hộp mail của mình.

- Bước 5:

Đây là bước test để xem email theo tên miền riêng trên Zoho có lỗi hay không, và khắc phục kịp thời. Bạn sử dụng email khác để gửi thử 1 mail test về địa chỉ mail Zoho.

Nếu nhận được email từ Zoho mà không nhận được mail từ địa chỉ khác thì đó là lỗi DNS chưa cập nhật đầy đủ. Vì thế, bạn hãy đợi, có khi mất 1 ngày tùy theo mạng internet của người gửi.

- Bước 6:

Nếu cần tạo thêm email có đuôi tên miền riêng, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau

  • Vào Menu, chọn phần Control Panel.
  • zoho mail la gi
  • Chọn tiếp User Detail ở cột bên trái.
  • zoho mail la gi

- Chọn Add User rồi điền các thông tin của email như: họ tên, địa chỉ email, mật khẩu. Sau đó, nhấn vào nút “OK” để hoàn tất.

Như vậy, bạn đã tạo xong một địa chỉ email mới theo tên miền riêng trên Zoho. Nếu muốn tạo thêm các email khác thì bạn cũng thực hiện tương tự.

zoho mail la gi

Tạo chữ ký trong Zoho mail

Cũng giống như khi dùng Oulook, Zoho mail có hỗ trợ tính năng tạo chữ ký để giúp tăng tính chuyên nghiệp cho các công ty. Thông tin chữ ký trong email sẽ rất cần thiết giúp khách hàng dễ dàng liên hệ khi có nhu cầu. Cách thực hiện tạo chữ ký như sau.

- Bước 1: Bạn đăng nhập vào Email sẽ tạo chữ ký

  • - Bước 2: Bạn chọn mục Setting
  • zoho mail la gi
  • - Bước 3: Chọn tiếp Signatures, rồi nhấn vào mục “Add new signature”.
  • zoho mail la gi

- Bước 4: Nhập nội dung chữ ký cho email.

Hướng dẫn cài đặt mail Zoho trên outlook 2010

Cài đặt Zoho mail trên Outlook sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc sử dụng, do phần lớn người dùng đã quen với giao diện Outlook. Cách thực hiện như sau:

  • Bước 1: Đảm bảo máy tính của bạn đã cài đặt sẵn MS Outlook 2010.
  • Bước 2: Mở MS Outlook 2010, sau đó chọn File. Tại mục Info chọn “Add Account”.
  • Bước 3: Khi hệ thống hiển thị bảng “Add New Account”, bạn click vào mục “Manually configure server settings or additional server types”. Tiếp theo, nhấn nút “Next”.
  • Bước 4: Giữ lựa chọn mặc định là “Internet E-mail”, rồi nhấn nút “Next”.

Bước 5: Đây được xem là bước quan trọng nhất của việc cài đặt mail Zoho trên outlook. Để có các thông tin khai báo trong mục này, bạn cần yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ email chuyển các thông tin về cấu hình sau:

+ Email Address: Địa chỉ email mà bạn đang sử dụng ( ví dụ: info@domain.com).

+ Password: Mật khẩu của email đang dùng.

+ Incomming mail server:  poppro.zoho.com.

+ Outgoing mail server (SMTP): smtp.zoho.com.

- Bước 6: Sau khi hoàn tất điền các thông tin trên, bạn nhấn nút “More Setting”, chọn tiếp tab “Outgoing Server”, rồi sau cùng đánh dấu tick chọn “My outgoing server (SMTP) requires authentication”.

- Bước 7: Nhấn chọn tab “Advance” để thiết lập các thông số sau.

+ Incoming server port: 995

+ Outgoing server port: 456

+ Use the following type of encrypted connection: chọn SSL

+ Mục “Leave a copy of messages on the server”, bạn tùy chỉnh 2 mục con theo nhu cầu sử dụng.

Sau đó, nhấn nút “OK”.

- Bước 8: Sau khi hoàn tất các bước thiết lập cấu hình trên, bạn nhấn nút “Next” để Test Account Setting. Nếu cấu hình hiện Completed thì có nghĩa bạn đã thực hiện hoàn tất việc cài đặt mail Zoho trên outlook.

Khắc phục lỗi Zoho không nhận được mail

Để khắc phục lỗi này, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau.

  • - Truy cập Control Panel, chọn “MX Entry”
  • zoho mail la gi

- Tiếp đến, bổ sung thông tin các bản ghi MX của đơn vị cung cấp dịch vụ Emai. 

Như vậy là đã hoàn tất khắc phục lỗi. Thao tác rất đơn giản và dễ thực hiện.

Có thể thấy, trong các nhà cung cấp dịch vụ email theo tên miền riêng cho doanh nghiệp thì Zoho mail được đánh giá cao và ưa chuộng. Vì đơn vị cung cấp này có nhiều công cụ, cùng với các tính năng hữu ích. Bên cạnh đó, địa chỉ email theo tên miền được cấp bởi Zoho mail có dung lượng cao. Đồng thời, tốc độ gửi và nhận thư nhanh chóng, chính xác. Điều này hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Chưa dừng tại đó, tính năng cài đặt mail Zoho trên outlook càng đem đến sự thuận tiện và tối ưu cho người dùng, nhất là những người đã quen thao tác trên Outlook.

Với các chia sẻ trên đây, bạn đã biết Zoho mail là gì và cách cài đặt cũng như sử dụng chúng một cách hiệu quả. Bạn hãy sử dụng dịch vụ email có tên miền riêng của Zoho và chia sẻ thêm kinh nghiệm nhé.