April 21, 2015 hotro@hostingviet.vn 02466.567.555       Giới thiệuTuyển dụng    Liên hệ   Đăng nhập   Đăng ký

Trí tuệ nhân tạo làm thay đổi cách giao tiếp của chúng ta

Mọi thứ trong lĩnh vực kinh doanh của chúng ta đang bị thay đổi bởi AI – ngay cả cách chúng ta giao tiếp. Đó chính là cách mà nó đang xảy ra.

Mọi thứ trong lĩnh vực kinh doanh của chúng ta đang bị thay đổi bởi AI – ngay cả cách chúng ta giao tiếp. Đó chính là cách mà nó đang xảy ra.

Trong kinh doanh, các cuộc đối thoại và tương tác trực tiếp đã không còn diễn ra nhiều như trước đây. Chúng ta phụ thuộc nhiều vào các buổi họp qua điện thoại, email và phương tiện truyền thông xã hội để thuận tiện cho việc liên lạc nhanh chóng, dễ dàng và khả thi hơn.

Tuy nhiên, những phương tiện này cũng khiến chúng ta gặp nhiều khó khăn hơn khi thiết lập mối quan hệ với những người mà chúng ta đang hợp tác. Tuy nhiên, giờ đây công nghệ đã trở thành tiêu chuẩn trong cả giao tiếp và các mặt khác trong công việc của chúng ta.

Thực hiện mọi thứ nhanh chóng

Trí tuệ nhân tạo có thể giúp tiết kiệm thời gian bạn dành để giao tiếp, từ đó đem đến cho khách hàng trải nghiệm tốt hơn. Chúng ta đã được chứng kiến điều này lần đầu tiên là với email. Những tài liệu đã được ký (còn được gọi là chữ ký điện tử) dưới dạng đính kèm trên email khiến nó hoạt động hiệu quả hơn.

Các công cụ khác như Skype có thể giúp bạn thực hiện các buổi họp qua điện thoại bởi vì qua nó bạn có thể trò chuyện với bất cứ ai, bất cứ đâu và bất cứ thời gian nào. Giờ đây chúng ta thấy có những công cụ mới khác được ra đời chẳng hạn như Slack, Trello, Atlassian và Facebook. Chúng đều hữu ích bởi những lý do sau:

  • Chúng giúp nâng cao khả năng làm việc từ xa. Chúng ta có thể hoàn thành các dự án mà không cần phải ngồi chung một phòng.
  • Chúng giúp nâng cao hiệu quả công việc. Chúng ta có thể liên lạc, chia sẻ thông tin và kiến thức, hợp tác và thực hiện nhiều công việc và dự án khác nhau cùng một lúc.
  • Chúng giúp tăng sự tương tác đa chức năng. Chúng ta có thể tham gia các cuộc thảo luận quan trọng.

Những khó khăn trong việc giao tiếp

Trong cuộc sống, không có gì là hoàn hảo và điều đó cũng tương tự như vậy với trường hợp này. Vì vậy, mặc dù các công cụ giao tiếp ở môi trường làm việc đã giúp cải thiện đáng kể sự hợp tác và giao tiếp của chúng ta nhưng đi kèm đó là những nhược điểm. Hiện nay, bạn đã không còn đủ thời gian để tạm dừng và đọc lại email trước khi gửi chúng đi.

Như vậy, bạn dễ mắc phải nhiều sai sót bởi việc giao tiếp giờ đây đã trở nên bốc đồng và gần như là một phản xạ. Vì bạn không có thời gian để dừng lại và suy nghĩ thận trọng về những gì mình sẽ nói nên khó tránh khỏi những ý kiến chủ quan và xen lẫn cảm xúc trong giao tiếp. Áp lực về việc cần phải trả lời ngay lập tức cũng là nguyên nhân dẫn đến những phản ứng mang tính cảm xúc mà không hề có sự suy nghĩ, điều này có thể gây rắc rối cho bạn.

Ngoài ra, vấn đề về sự tương tác trong khi thảo luận cũng đang diễn ra trong môi trường ảo thay vì trực tiếp mặt đối mặt. Trí tuệ nhân tạo giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí đi lại, di chuyển mà vẫn có thể tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các thành viên trong nhóm dù ở bất cứ đâu. Điều này quả là tuyệt! Giờ chúng ta có thể ở gần nhà và tiết kiệm được những chi phí cho công ty.

Tuy nhiên, trí tuệ nhân tạo cũng làm ngừng những tương tác vật lý giữa những người tham gia cuộc họp, thậm chí cũng chẳng có cả những cái bắt tay. Chúng ta đã không còn tương tác và thực hiện những cuộc họp trực tiếp với những đồng nghiệp trong công ty. Thay vì đi đến văn phòng của đồng nghiệp để thảo luận thì bạn chỉ cần đơn giản là nhắn tin cho họ.

Việc này chắc chắn sẽ vẫn tiếp diễn, điều đó có nghĩa là chúng ta sẽ ít gặp đồng nghiệp của mình hơn bởi vì giờ đây chúng ta giao tiếp thông qua các công cụ, ứng dụng và các hệ thống nhiều hơn. Tuy nhiên, chúng ta vẫn cần phải tương tác và kết nối với nhau như một đội.

Chúng ta cần có sự kết hợp thống nhất một cách tự nhiên trong các đội nhóm chức năng và trong các phòng ban. Chúng ta sẽ không có môi trường làm việc nhàn rỗi. Con người luôn có nhu cầu tự nhiên là giao tiếp và tương tác để khơi dậy và khuyến khích các giác quan và chúng sẽ trở nên suy giảm nếu chúng ta cứ tiếp tục sử dụng các công cụ trong giao tiếp.

Sử dụng công nghệ tiên tiến

Các doanh nghiệp trên thế giới ngày nay đã thực sự phát triển với tốc độ chóng mặt. Những thứ giống như những đội nhóm thực, nhân lực và văn phòng chi nhánh đã không còn phổ biến thay vào đó chúng ta có thể hợp tác với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng ở mọi nơi trên khắp thế giới.

Khác biệt múi giờ và giờ làm việc ngày nay đã không còn là trở ngại. Nhờ những tiến bộ trong công nghệ di động mà chúng ta có thể giao tiếp, đưa ra quyết định, tìm kiếm thông tin và tìm hiểu mọi thứ mới bất cứ lúc nào.

Giờ làm việc truyền thống 9.00 – 17.00 đã nhanh chóng trở thành dĩ vãng. Nhân viên ngày nay được linh hoạt bắt đầu làm việc muộn hơn và tan ca sớm hơn bởi vì giao tiếp AI bằng giọng nói nâng cao giúp cho chúng ta có thể liên lạc với nhau dù đang ở đâu. Chúng ta có thể gửi email, thực hiện các cuộc gọi hội thảo và gửi tài liệu ở bất cứ nơi nào trên thế giới.

Vì thế giới của chúng ta đang đã trở nên dễ dàng kết nối hơn nên một cuộc gọi với đối tác kinh doanh lúc nửa đêm đã không còn là điều không tưởng. 

Một vấn đề khác đang xảy ra đồng thời đó là hiện nay mọi người có thể cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Đó không phải là bởi những sự ưu tiên của họ đã thay đổi mà nó chỉ đơn giản là vì họ đã có nhiều khả năng hơn, bạn có thể vừa tham dự vở kịch của trường của con bạn mà vẫn có thể làm việc.

Việc về nhà đúng giờ để chuẩn bị bữa tối đã không còn là một chuyện không thể thực hiện được. Tuy nhiên, ngược lại bạn có thể cần phải trả lời các cuộc gọi hay gửi email trong khi làm bữa tối, nhưng điều đó là hoàn toàn công bằng.

Cải thiện tương lai của sự giao tiếp

Thật không may, các văn phòng không có sự tương tác rất kém hiệu quả. Tuy nhiên, chúng ta cũng không thể tránh được những biến đổi này trong giao tiếp. Vì vậy, chúng ta nên cân nhắc việc thực hiện một vài điều chỉnh như sau:

  • Việc thực hiện các hành động hấp dẫn là cần thiết
  • Việc thiết lập ranh giới đóng vai trò quan trọng trong việc thành công nắm bắt công nghệ ngày nay. Điều này cũng tương tự như email. Sự khác biệt duy nhất đó là bạn cần phải áp dụng những ranh giới và tiêu chuẩn này vào cách giao tiếp của mình thông qua các công cụ mà bạn sử dụng. Việc này sẽ xác định văn hóa công ty bạn và giúp cho mọi người duy trì các mối quan hệ công việc tốt.
  • Cần phải hiểu rằng sẽ gây chán nản nếu mong đợi được hồi đáp và giữ liên lạc cả ngày lẫn đêm. Bạn cũng cần thời gian cho cuộc sống cá nhân của mình.

Mặc dù việc giao tiếp tại nơi làm việc là một phần quan trọng trong kinh doanh ngày nay, bạn cũng cần tìm cách nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ công nghệ. Làm như vậy sẽ giúp cải thiện việc kinh doanh cũng như nhân viên của bạn.