April 21, 2015 hotro@hostingviet.vn 02466.567.555       Giới thiệuTuyển dụng    Liên hệ   Đăng nhập   Đăng ký

#6 ứng dụng phần mềm làm việc nhóm Ổn Định và Hiệu Quả nhất 2020

Phần mềm làm việc nhóm Online nào hiệu quả và tốt nhất hiện nay? Cùng Hosting Việt review và đánh giá top 6 phần mềm được sử dụng nhiều nhất năm 2020.

Sự phát triển của công nghệ đã giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn. Thông qua phần mềm làm việc nhóm, công việc vẫn được triển khai theo đúng tiến độ, dù mỗi thành viên có thể làm việc ở những địa điểm khác nhau. Sau đây, Hosting Việt sẽ giới thiệu đến bạn top 6 phần mềm hiệu quả được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất.

Phần mềm làm việc nhóm của Microsoft

Phiên bản miễn phí phần mềm làm việc nhóm của Microsoft được giới thiệu đến người dùng vào năm 2018. Kể từ lúc ra đời đến nay, Microsoft Team đã thu hút một lượng lớn người sử dụng. Nếu muốn sử dụng các tính năng nâng cao, người dùng phải trả phí để mở khóa. Tuy thế, điều này vẫn không là một trở ngại cho các doanh nghiệp và Microsoft Team vẫn trở thành lựa chọn hàng đầu của họ khi cần một giải pháp làm việc nhóm hiệu quả.

Microsoft Team tích hợp chức năng trò chuyện, họp nhóm, chia sẻ màn hình cùng các công cụ văn phòng khi bạn làm việc tại nhà. Có thể nói, Microsoft Team chính là ứng dụng All in One rất hữu ích cho làm việc nhóm từ xa. Đồng thời, với Microsoft Team, người dùng dễ dàng cập nhật các hoạt động của nhóm liên tục và thường xuyên.

Các tính năng nổi bật của Microsoft Team là:

  • Tính năng chat: Cho phép người dùng có thể tìm kiếm đồng nghiệp để trò chuyện, tạo Group chat như Facebook, tag tên thành viên trong nhóm để giao việc, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của thành viên, có chức năng nhắc nhở khi gần đến deadline, chức năng nhắc deadline cho người nhận việc, tạo khảo sát hay cài đặt sự kiện… 
  • Chia sẻ tài liệu dễ dàng: Nhờ Microsoft Team tích hợp được với One Drive. Người chia sẻ có toàn quyền kiểm soát dữ liệu, thông qua việc thiết lập quyền thao tác trên tài liệu như chỉnh sửa hay xem tài liệu.
  • Kiểm soát tài liệu chia sẻ nhanh chóng, khoa học: Với tính năng theo dõi lịch sử tài liệu chia sẽ trong group chat, người quản lý dễ dàng biết được toàn bộ tương tác của thành viên đối với tệp tin.
  • Cho phép thêm thành viên mới vào nhóm: Người quản lý có thể thêm thành viên mới và cấp quyền cho họ được đọc nội dung trao đổi cũ trong group, hay chỉ được theo dõi các nội dung kể từ thời điểm gia nhập nhóm.
  • Có chức năng Filter giúp quản lý tin nhắn trong nhóm dễ dàng hơn. Theo đó, người dùng sẽ kiểm soát, theo dõi được các tin nhắn có tag tên mình, tin nhắn chưa đọc, tin nhắn đang theo dõi và tin nhắn ưa thích. Điều này giúp người dùng không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào trong nhóm.
  • Microsoft Team cho phép tùy biến các tab chức năng theo nhu cầu sử dụng như Survey Monkey, Trello, Jira Cloud, Webex,…
  • Sử dụng công nghệ thông minh AI: Công nghệ này giúp việc họp nhóm trở nên hiệu quả hơn. Nhờ vào tính năng ghi âm đám mây cuộc họp, dịch thông điệp nội tuyến giúp các thành viên bất đồng ngôn ngữ có thể giao tiếp với nhau dễ dàng, tương tác bằng giọng nói, làm mờ phong nền trên video, chia sẻ màn hình dữ liệu, thêm hệ thống phòng Skype sẵn có cho cuộc họp.
  • Tính năng bảo mật của Microsoft Team hiện đại và tuân theo tiêu chuẩn an ninh mạng toàn cầu.

Kể từ tháng 3/2020, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp vượt qua khủng khoảng dịch virus Corona, Microsoft miễn phí hoàn toàn ứng dụng Team đến 6 tháng. Nhờ thế, tất cả doanh nghiệp có thể trải nghiệm bản nâng cấp mà không phải tốn bất kỳ khoản phí nào. Bởi thế, đây quả là thời điểm lý tưởng để bạn có thể tận dụng những ưu điểm của phần mềm làm việc nhóm Microsoft Team, giúp quản lý nhóm từ xa một cách hiệu quả. 

Link: https://products.office.com/vi-vn/business/teamwork 

phan mem lam viec nhom

Phần mềm làm việc nhóm online Slack

Ứng dụng này được các doanh nghiệp áp dụng khá phổ biến. Đồng thời, nhân viên cũng thích sử dụng chúng do tính chuyên nghiệp cao và miễn phí. Thông qua Slack, mọi người trong nhóm dự án có thể liên lạc, trao đổi thông tin bằng hệ thống tin nhắn. Bên cạnh đó, phần mềm còn có tính năng cho phép người quản lý nhóm sắp xếp các cuộc trò chuyện theo từng chủ đề riêng biệt.

Các thông tin do thành viên cung cấp sẽ được hệ thống lưu lại. Điều này giúp ích cho việc quản lý dự án. Bởi nó sẽ trở thành nguồn tham khảo vô cùng hữu ích dành cho tất cả thành viên trong nhóm.

Ngoài ra, ứng dụng Slack còn hỗ trợ tính năng liên lạc nội bộ nhóm qua cuộc gọi thoại. Những cuộc họp ngắn này sẽ được Slack bảo mật hoàn toàn.

Link: www.slack.com

phan mem lam viec nhom

Phần mềm làm việc nhóm hiệu quả Trello

Phần mềm có giao diện thiết kế giản đơn với tone xanh dương này được ưa chuộng không kém. Thông qua Trello, người dùng có thể làm việc hiệu quả bằng cách tạo ra các Board. Trong mỗi Board sẽ là danh sách công việc cần làm.

Thêm vào đó, phần mềm còn cho phép người dùng gửi lời mời kết bạn với quản lý, đồng nghiệp để cùng làm việc chung trong Board. Người được mời có thể theo dõi danh sách việc làm sẵn có hoặc tự tạo thêm danh sách riêng. 

Phần mềm Trello rất được thông dụng vì nó hoàn toàn miễn phí, đồng thời, phù hợp với mô hình làm việc nhóm theo mọi dự án.

Ứng dụng hoạt động trên nền tảng các thẻ có chức năng sắp xếp dự án của nhóm theo hệ thống. Nhờ thế, công tác quản lý và giám sát không còn tốn thời gian hay làm cho người lãnh đạo gặp khó khăn nữa. Đồng thời, thông qua việc tạo các cột tùy chỉnh, người quản lý nhóm dễ dàng phân công nhiệm vụ cho mỗi thành viên.

Tiếp đến, Trello còn có chức năng chỉ định cá nhân cụ thể cho từng nhiệm vụ trong một khoảng thời gian đã định. Bất kỳ sự thay đổi nào trên hệ thống cũng được lưu lại lịch sử theo thời gian thực, nhằm giúp công tác quản lý hiệu quả hơn. Đây cũng là tính năng hữu ích, được các doanh nghiệp yêu thích. Bởi nó giúp người quản lý đánh giá khách quan và chính xác hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong nhóm.

Link: www.trello.com

phan mem lam viec nhom

Phần mềm làm việc nhóm Dropbox trên Cloud

Dropbox là cái tên không còn xa lạ gì với các doanh nghiệp. Vì đây là ứng dụng làm việc nhóm quen thuộc và mang tính chuyên nghiệp cao. Nó giúp tạo môi trường làm việc cho các thành viên ở những địa điểm khác nhau bằng cách kết nối họ lại. Các dữ liệu mà mỗi thành viên tải lên sẽ được lưu trữ tại Cloud và tất cả mọi người trong nhóm đều có thể xem, hay sử dụng.

Phần mềm này luôn được người dùng đánh giá tích cực về tính hữu dụng và hiệu quả. Nó có tính năng giúp liên kết những tập tin đã tải lên thành thư mục và sắp xếp theo hệ thống nhất định. Từ đó, giúp cho việc quản lý, tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.

Thêm ưu điểm nữa của Dropbox là ứng dụng này hoàn toàn miễn phí.

Link: www.dropbox.com 

phan mem lam viec nhom

Phần mềm làm việc nhóm online Asana

Nằm trong top phần mềm được ưa chuộng không thể thiếu cái tên Asana. Đây là ứng dụng phù hợp cho các công ty thích mô hình làm việc theo hệ thống. Dù các nhân viên trong nhóm dự án đang đi công tác, hoặc làm tại nhà thì họ vẫn có thể dễ dàng cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng.

Tuy nhiên, phần mềm này chỉ thực sự hiệu quả với quy mô nhóm nhỏ dưới 15 người. Nếu người dùng có nhu cầu sử dụng một ứng dụng làm việc cho nhóm lớn hơn thì có thể kết hợp đồng thời Asana cùng Trello. Chúng sẽ mang đến tiện lợi và nâng cao hiệu quả làm việc.

Link: www.asana.com

phan mem lam viec nhom

Phần mềm làm việc nhóm hiệu quả Google Hangouts

Google Hangouts là phần mềm được rất nhiều người chọn. Nó có tính năng cho phép thực hiện các cuộc gọi video, nhắn tin cá nhân, nhắn tin cho nhóm và gửi hình ảnh, tệp tin khi nhắn tin.

Thêm vào đó, các cuộc trao đổi này sẽ được Google Hangouts lưu trữ để dễ dàng truy cập khi cần. Đây cũng chính là lý do khiến nhiều doanh nghiệp thích dùng chúng để trao đổi với khách hàng.

Ngoài ra, Google Hangouts còn có thể đồng bộ dữ liệu trên Drive, Gmail mang đến sự thuận tiện và nhanh chóng khi xử lý công việc. 

Xét về giao diện thì phần mềm đã được nâng cấp, cũng như cải tiến khá nhiều, nhằm mang đến trải nghiệm lý tưởng nhất cho người sử dụng.

Link: www.hangouts.google.com

phan mem lam viec nhom

Cách cài đặt phần mềm làm việc nhóm 

Việc cài đặt các phần mềm làm việc nhóm tương đối đơn giản. Đối với phần mềm miễn phí, bạn vào trang chủ của website và download về máy. Tiếp đến, tiến hành các bước cài đặt theo hướng dẫn của file Install.

Lưu ý: Sau khi hoàn tất cài đặt, hệ thống sẽ yêu cầu khởi động lại máy tính. Vì thế, bạn nên lưu lại các file đang làm việc trước khi cho máy khởi động lại nhé.