Outlook Là Gì? Cách Sử Dụng Phần Mềm Outlook Hiệu Quả

Outlook là gì ?

Email là một loại hình thư điện tử xuất hiện từ sớm. Loại hình liên lạc này nhanh chóng khẳng định được sự tiện lợi của mình và trở thành một công cụ hỗ trợ con người trong công việc. Đối với nhân viên văn phòng thì email là một công cụ không thể thiếu. Chính bởi vậy, các công ty, doanh nghiệp đã tìm đến những ứng dụng email có thể mang đến cho họ nhiều tiện ích hơn. Trong số đó không thể không kể đến Outlook. 

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ: e-mail, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web. 

Như đã giới thiệu ở trên, Outlook là một ứng dụng mail hỗ trợ người dùng email quản lý thời gian, dung lượng của email. Ứng dụng này giúp người dùng có thể sắp xếp, quản lý và tìm kiếm thông tin dễ dàng, nhanh chóng. 

Được phát triển bởi Microsoft từ những năm 2013 cho các máy sử dụng hệ điều hành Windows, Microsoft Outlook đã và đang trở thành một trợ lý email đắc lực cho người dùng. 

Ngoài ra Outlook còn hỗ trợ người dùng trong việc quản lý liên lạc, tài liệu, công việc,…với các chức năng như phân loại thư, gửi thư theo nhóm,...

Outlook có thể được xem là một phần mềm quản lý cá nhân tối ưu nhất cho người dùng. Tuy vậy, vẫn còn khá nhiều người vẫn chưa thành thạo và biết cách sử dụng Outlook hiệu quả để có thể áp dụng nó vào cuộc sống một cách dễ dàng. 

Hãy cùng tìm hiểu thêm về tất tần cách sử dụng mail outlook trong công việc để tận dụng hết những ưu điểm của dịch vụ này nhé!

Những tính năng nổi bật của Microsoft Outlook là gì?

Outlook là một phần mềm chuyên dụng dùng để quản lý cá nhân, đặc biệt là để giúp bạn quản lý email hiệu quả nhất. Vậy những tính năng nổi bật thật sự của Outlook Mail là gì? 

Tốc độ truy cập nhanh, không gian lưu trữ rộng mở

Đa số người dùng thường sử dụng tính năng email trên Outlook vì phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian lưu trữ, email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi… dễ dàng tra cứu.

Hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive và khôi phục email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.

>>Xem thêm : Lỗ hổng Outlook có thể khiến bạn mất mật khẩu Windows

Tính bảo mật và khả năng chống spam cao

Ưu điểm tiếp theo của Outlook đó là tính bảo mật cao, đây là một tính năng vô cùng quan trọng trong thế giới công nghệ phát triển phức tạp như hiện tại. Tính năng này sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp an tâm làm việc trên không gian mạng. 

Ngoài ra, Outlook còn có khả năng chống spam với thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing) giúp bạn loại bỏ spam email hoàn toàn. 

>>Bài viết liên quan: Email Outlook là gì? Hướng dẫn sử dụng Email Outlook 2010 hiệu quả

Đa dạng kết nối

Tích hợp với các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay như Facebook, Twitter hay LinkedIn… Giúp người dùng email có thể dễ dàng vừa check mail vừa lướt các kênh mạng xã hội này. Tích hợp Skype để trò chuyện thông qua Skype.

Ngoài ra, Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS. Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML. Phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân / doanh nghiệp.

Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML.

Khôi phục email đã xoá

Outlook hỗ trợ khôi phục email đã xoá (trong phạm vi và thời gian ứng dụng cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác email trong thùng rác. 

Cách đăng ký Outlook 

• Trước tiên để sử dụng được Outlook bạn cần phải đăng ký một tài khoản mail Outlook của nhà cung cấp Microsoft. 
• Cách đăng ký cũng vô cùng đơn giản, chỉ bao gồm 3 bước với khoảng thời gian chỉ tầm 5 phút như sau:
• Bước 1: Thực hiện thao tác truy cập vào địa chỉ https://signup.live.com/, ở đây bạn chọn vào mục  “Get new email address” để thực hiện lệnh đăng ký tài khoản mới. 
• Tại New mail xuất hiện hai lựa chọn cho bạn đấy là Outlook và Hotmail. Chúng ta nhấp chọn Outlook, điền Gmail và mật khẩu.
• Sau đó nhấn next để được chuyển qua bước đăng ký kế tiếp.
• Bước 2 : Tiếp tục điền thông tin theo yêu cầu gồm có First Name (nghĩa là tên), Last Name (có nghĩa là Họ), sau đây tiếp tục nhấn Next.
• Bước 3: Hoàn thành nốt thông tin về Country (quốc gia), Birthdate (ngày tháng năm sinh), nhấn next và cuối cùng là điền một mã captcha xác thực nữa là xong.
• Sau khi thực hiện thành công 3 bước trên bạn đã có thể sở hữu và đăng nhập tài khoản Outlook của riêng mình rồi đấy. Việc còn lại là bắt đầu cài đặt và thiết lập lại những lựa chọn sao cho phù hợp nhất với nhu cầu cũng như thói quen sử dụng của cá nhân bạn.

Cần lưu ý gì về phần mềm Outlook là gì?

Outlook là phần mềm được phát triển bởi nhà sản xuất Microsoft, được cập nhật và cài đặt mặc định khi bạn dùng hệ điều hành của nhà sản xuất này. Để kiểm tra xem máy tính của bạn có được tích hợp Outlook chưa bạn có thể thực hiện tìm kiếm cụm từ Outlook trong thanh tìm kiếm trong menu Start của hệ điều hành Window.  Bên cạnh đó, đối với hệ điều hành Mac bạn có thể tìm nó ở mục Finder trên thanh Sidebar ngay phía dưới Application.

Sử dụng Outlook Mail có phải là sự lựa chọn tối ưu nhất cho người dùng mail?

Qua những hướng dẫn sử dụng của Outlook cũng như những sự tối ưu hóa quản lý cá nhân mà dịch vụ này mang lại thì câu trả lời là có. Có bởi vì với cách sử dụng Outlook khá đơn giản, thao tác cụ thể dễ dàng. Điều này giúp cho người dùng tiết kiệm được thời gian, công sức khi làm việc. Nhờ đó, nâng cao năng suất làm việc hơn. Các tính năng năng cao của Outlook cũng phù hợp với nhu cầu và thị hiếu người dùng cũng là một lý do giúp phần mềm tiếp cận và chiếm lấy niềm tin từ ngày càng nhiều người tiêu dùng. Nếu bạn là một người sử dụng Mail thường xuyên, mỗi ngày thức dậy đều phải dành cả buổi sáng để mày mò check mail thì Outlook mail thật sự sinh ra là một phần mềm cứu rỗi cho bạn rồi đấy. Không lo phức tạp, khó sử dụng, bên cạnh đó cách dùng outlook, cách tạo tài khoản Outlook đều được Microsoft đơn giản hoá để mang lại có người dùng những trải nghiệm tốt nhất. Không ngại thay đổi để tốt hơn là xu hướng lớn mạnh không chỉ của doanh nghiệp mà đối với cá nhân mọi người. Còn ngần ngại gì mà không thử ngày Outlook mail thôi nào!

Trên đây là bài viết mà Hosting Việt giới thiệu tới bạn nhằm củng cố thông tin về Outlook và cách sử dụng outlook. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn biết thêm nhiều kiến thức tổng hợp về phần mềm quản lý email này. Nếu có thắc mắc gì bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé!