Cách Viết Email Trả Lời Tự Động Hoàn Hảo (Auto-Responder Email)

Tác dụng của Email trả lời tự động

Nếu bạn muốn trở thành người nổi bật trong công việc thì điều quan trọng là tạo cho mình một phong cách luôn chuyên nghiệp và đáng tin cậy, ngay cả khi bạn đang trong thời gian nghỉ. Nhưng tất cả mọi người đều cần có một thời gian nghỉ ngơi. Bạn cần cân bằng giữa công việc và cuộc sống, kỳ nghỉ của bạn phải là một kỳ nghỉ thực sự mà không cần phải cứ 5 phút phải kiểm tra email một lần.

Vậy làm thế nào bạn vẫn trở thành người đáng tin cậy trong công việc ngay cả khi bạn đang trong thời gian nghỉ ngơi? Điều quan trọng chính là tính năng tự động trả lời email “Ngoài văn phòng” hiệu quả, email tự động được gửi tới bất kỳ email nào sau khi bạn kích hoạt. Nếu bạn nghĩ điều này là hiển nhiên, thì thật tốt - bạn đã có ý thức về sự chuyên nghiệp. Nhưng thật không may, không phải ai cũng có những suy nghĩ như vậy. Nếu bạn là một trong số những người này và bạn dành thời gian nghỉ mà không đặt chế độ trả lời email ngoài văn phòng thì bạn đang làm cho mọi người gửi email cho bạn nghĩ rằng bạn đang bỏ qua chúng. Trong thời đại giao tiếp tức thời, điều này sẽ làm trầm trọng thêm mối quan hệ giữa mọi người và khiến bạn trở nên có vẻ không đáng tin cậy.

Nếu Bạn đang kinh doanh, hãy mua email hosting dành cho tên miền riêng, thay vì sử dụng Gmail!

Những loại Email phản hồi tự động

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến hai loại phản hồi tự động:

+ Trả lời “Ngoài văn phòng (Out of Office)” - khi bạn đang trong một kỳ nghỉ, nghỉ phép hoặc trường hợp gia đình có việc khẩn cấp v.v.

+ Trả lời “Chậm để phản hồi” - khi bạn đang ở một sự kiện liên quan đến công việc.

Các cách để viết email trả lời tự động hoàn hảo (Auto-Responder Email)

Làm thế nào để viết một email trả lời tự động dạng "Out of Office"

Cần giữ câu trả lời “Out of Office” của bạn ngắn gọn và đơn giản. Dưới đây là ví dụ về "Out of Office", bạn có thể sử dụng mẫu sau:

Dòng chủ đề - Out of Office:

Xin chào,
Cảm ơn vì email của bạn. Tôi hiện đang không ở văn phòng cho đến [DATE]. Tôi sẽ trả lời email của bạn sau khi tôi quay lại.
Nếu bạn cần hỗ trợ ngay, vui lòng gửi email tới John Doe (jdoe@fakename.com).
Best,
[TÊN CỦA BẠN]

Câu trả lời cần ngắn ngọn, nhẹ nhàng và chuyên nghiệp; bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến các cụm từ không có tính cam kết sau:

- Bạn sẽ trả lời “sau” khi bạn quay lại, chứ không phải “khi” bạn quay trở lại. Đừng cam kết trả lời vào đúng ngày bạn quay trở lại. Ngay khi bạn quay lại công việc, bạn có thể phải trả lời hàng trăm email, vì vậy, hãy dành thời gian để bắt kịp các email đó.

- “More” immediate assistance, not “immediate assistance.” Don’t commit your colleagues to reply immediately. They’re already going above and beyond to help you out when you’re away. Instead, they’ll be able to provide assistance “more immediately” than your return date.

- Hỗ trợ trực tiếp “khác”, không phải “hỗ trợ ngay lập tức”. Đừng cam kết đồng nghiệp của bạn trả lời ngay lập tức. Đó có thể vượt ra ngoài nhiệm vụ của họ khi bạn không có mặt ở văn phòng. Thay vào đó, họ sẽ có thể cung cấp hỗ trợ “lập tức hơn” trước ngày bạn quay lại với công việc.

Dưới đây là những điều bạn không nên đưa vào thông báo “Out of Office” của mình:

• Tại sao bạn không có mặt ở văn phòng. Đừng khoe khoang về nơi lánh mình của bạn. Đừng đề cập đến kỳ nghỉ phép của bạn; cũng đừng thú nhận bạn có trường hợp khẩn cấp về gia đình. Việc bạn không có mặt không phải là công việc của bất kỳ ai - mọi người chỉ cần biết rằng bạn đang không có mặt ở văn phòng.
• Thời gian nào bạn không có mặt. Nhiều người nói: “Tôi sẽ không có mặt ở văn phòng từ [NGÀY RỜI] đến [NGÀY LẠI TRỞ LẠI]. Nếu ai đó nhận được tin nhắn này, tức là bạn đã ra rời khỏi văn phòng. Bạn không cần phải tiết lộ thời gian nghỉ của bạn là bao lâu. Điều này sẽ chỉ cung cấp cho những người cạnh tranh với bạn có thông tin để chống lại bạn.
• Bạn đang ở đâu. Một lần nữa, không cần phải khoe khoang. Ngoài ra, nếu một người hoàn toàn lạ gửi email cho bạn, họ cũng sẽ nhận được email “Out of Office” của bạn. Bạn không nên gửi qua email nơi bạn đang ở, điều nay cũng giống như việc bạn không nên nói với thế giới trên phương tiện truyền thông xã hội rằng bạn đang không ở nhà. Đừng nói tôi hoang tưởng - những người hàng xóm của tôi đã bị trộm vào năm ngoái khi họ không ở nhà trong một cuối tuần.
• Xin lỗi. Đừng nói rằng không thể truy cập wifi. Đừng nói rằng bạn cần phải ngủ vì bạn đang bệnh. Một lần nữa, vì sao bạn không ở văn phòng không phải là việc của người khác. Chỉ cần cho họ biết rằng bạn đang không có mặt ở văn phòng.

>>Xem thêm: Email Theo Tên Miền Riêng Của Doanh Nghiệp

Làm thế nào để viết một thông báo "Trả lời chậm (Slow to Respond )"

Thông báo “Trả lời chậm” là những gì bạn nên sử dụng nếu bạn đang có một chuyến công tác, đang off nhóm hoặc bất kỳ một lý do nào khác mà bạn vẫn đang phải làm việc, bạn sẽ không thể trả lời email như thường lệ. Bạn không nên sử dụng "Slow to Respond" khi bạn ở trong một kỳ nghỉ. Nhưng điều quan trọng cần nhớ là sử dụng dạng “Trả lời chậm” khi vì một lý do gì đó, mặc dù bạn vẫn đang làm việc nhưng không thể trả lời ngay.

Dưới đây là ví dụ về thông báo “Trả lời chậm” bạn có thể sử dụng:

Dòng chủ đề - Slow to Respond:

Xin chào,
Cảm ơn vì email của bạn. Tôi đang ở [TÊN SỰ KIÊN] cho đến [NGÀY, THỜI GIAN] và có thể sẽ chậm trả lời cho đến lúc đó.
Nếu bạn cần hỗ trợ ngay, vui lòng gửi email tới John Doe (jdoe@fakename.com).
Best,
[TÊN CỦA BẠN]

Một lần nữa, câu trả lời cần ngắn ngọn, nhẹ nhàng và chuyên nghiệp giống như “Out of Office”. Trong trường hợp này, bạn nên nói bạn đang ở đâu cho bất cứ ai gửi email cho bạn. Đây có thể sẽ trở thành cơ hội để bạn kết nối tại sự kiện.

Như vậy thông qua bài viết này các bạn đã có thể  biết được cách viết Email trả lời tự động trong các trường hợp cần thiết rồi đó. Nếu thấy bài viết này hữu ích hãy subscribe để theo dõi những thông tin mới nhất từ Hosting Việt nhé. Chúc các bạn thành công!