Zoho Mail Là Gì? Cách Tạo Chữ Ký Và Cài Đặt Zoho Mail

Zoho mail là gì?

Đây là một dịch vụ email theo tên miền riêng miễn phí, có tính năng hoạt động tương tự như Yahoo hay Gmail. 

Khi sử dụng Zoho Mail, người dùng có thể đồng bộ các dữ liệu trên cùng hệ thống như Zoho Docs và Zoho Storage. Tính năng này rất giống với Gmail.

Điểm khác biệt và tạo sự thuận lợi cho người dùng là bạn có thể sử dụng tên miền riêng ngay từ lúc đăng ký và không phải thông qua dịch vụ khác giống như Google App Business. Điều này càng khiến các doanh nghiệp thêm thích thú khi sử dụng Zoho Mail để tạo sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình.

Bên cạnh đó, Zoho Mail có cung cấp gói miễn phí sử dụng cho 1 domain và 5 users. Với các bạn blogger hay trang web nhỏ và trung bình thì gói này quá đủ. Ngoài ra, nếu nhu cầu nhiều hơn thì bạn có thể dùng những gói có tính phí và mức giá cao nhất $10/user/tháng.

Đặc điểm của Zoho mail

Zoho Mail là một ứng dụng với rất nhiều tính năng nổi bật:

- Có 10 account email miễn phí và được cung cấp dung lượng 5GB/mail.

- Được tặng 5GB lưu trữ tài liệu miễn phí trên Zoho Docs. Dung lượng này được sử dụng chung cho tất cả các account.

- Có thể tích hợp email với các ứng dụng Zoho khác như Docs, Project, Chat, …

- Hỗ trợ Anti virus và Anti spam mạnh mẽ.

- Tích hợp được với Dropbox. Nhờ thế, người dùng dễ dàng sử dụng các dữ liệu đã lưu trữ trên đám mây.

- Dễ dàng tùy biến thương hiệu theo nhu cầu sử dụng. Theo đó, bạn được phép dùng địa chỉ mail và logo riêng biệt.

- Có tính năng chuyển email từ hệ thống cũ sang Zoho. Vì vậy, bạn sẽ không phải lo lắng về việc mất dữ liệu mail cũ.

- Dung lượng file đính kèm email lên tới 25MB.

- Có tính năng đăng nhập theo 2 cách. Đó là xác nhận đăng nhập qua email hoặc tin nhắn SMS gửi về điện thoại. Tính năng này giúp bảo mật email cao hơn.

Ưu và nhược điểm của Zoho mail là gì?

- Ưu điểm

+ Có gói sử dụng miễn phí 100%. Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn nâng cấp lên các gói tính phí để có thể sử dụng nhiều tính năng ưu việt.

+ Nếu thực hiện cấu hình chính xác, các email có tỉ lệ bị spam cực kỳ thấp. Vì vậy, bạn không còn bị quấy rầy bởi các email rác này.

+ Cách thức đăng ký dễ dàng, và hỗ trợ trên nhiều quốc gia.

+ Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng.

- Nhược điểm

Zoho mail chỉ có một nhược điểm duy nhất là không hỗ trợ IMAP và POP cho các tài khoản miễn phí. Vì thế, bạn không thể push mail trên ứng dụng Mail của Outlook hay Windows 10, … 

Với nhiều ưu điểm ưu việt trên nên sử dụng email tên miền riêng trên, hiện nay Zoho Mail vẫn đang là sự lựa chọn hàng đầu đối với nhiều công ty, doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh thương mại của họ.

Hướng dẫn sử dụng Zoho crm 

Để tạo tạo email theo tên miền riêng trên Zoho và sử dụng chúng, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn sau.

- Bước 1: 

Bạn truy cập vào Zoho theo link https://www.zoho.com/mail/, rồi nhấn chọn Business Email, sau đó click vào Sign up của Free Plan.

Tiếp theo hệ thống sẽ xuất hiện một form thông tin để bạn điền Domain (tên miền riêng mà bạn cần tạo email). Rồi điền địa chỉ website vào và chờ xác nhận.

- Bước 2: 

Bạn khai báo các thông tin để xác thực và tạo địa chỉ email theo tên miền riêng trên Zoho mail. 

            + Zoho mail ID

            + Password

            + Contact email: đây là địa chỉ email khác để hệ thống gửi xác nhận hay liên hệ trong trường hợp cần thiết.

            + Word Verification: mã xác nhận của hệ thống.

Sau đó, bạn nhấn nút “Sign up” để hoàn tất đăng ký.

- Bước 3:

Sau khi hoàn tất các thao tác của bước 2, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác thực domain. Ở bước này, bạn chỉ cần nhấn vào đường link Proceed to verify domain ownership để xác thực.

Sau khi nhấn vào đường link, hệ thống sẽ chuyển đến trang xác thực. Tại đây, bạn chỉnh sửa các record DNS theo yêu cầu của Zoho. Khi chỉnh xong, bạn đợi 15 phút và trở về trang xác thực Zoho mail, chọn nút “Verify” để hoàn tất.

- Bước 4:

Lúc này, hệ thống sẽ yêu cầu tạo tài khoản email. Khi một bảng thông tin hiện ra, bạn nhấn nút “Next” 2 lần sẽ thấy “Proceed to Point MX”, click vào link này để thiết lập DNS cho domain. Nếu bỏ qua bước này, email zoho không nhận được mail từ các địa chỉ email khác.

Bạn thêm record MX và DNS với các thông tin sau vào bảng:

Lưu ý, trong trường hợp sử dụng record MX cũ, bạn hãy xóa hết trước khi thêm record MX của Zoho mail.

Đổi xong, bạn trở lại trang Zoho và ấn nút “Next”. Và cứ tiếp tục nhấn “Next” liên tục nếu bạn không cần dùng đến các tùy chọn của hệ thống hiển ra. Sau cùng, nhấn “Done” để kết thúc.

Tiếp đến, bạn nhấn vào link đăng nhập vào email mà hệ thống gửi để được chuyển đến hộp mail của mình.

- Bước 5:

Đây là bước test để xem email theo tên miền riêng trên Zoho có lỗi hay không, và khắc phục kịp thời. Bạn sử dụng email khác để gửi thử 1 mail test về địa chỉ mail Zoho.

Nếu nhận được email từ Zoho mà không nhận được mail từ địa chỉ khác thì đó là lỗi DNS chưa cập nhật đầy đủ. Vì thế, bạn hãy đợi, có khi mất 1 ngày tùy theo mạng internet của người gửi.

- Bước 6:

Nếu cần tạo thêm email có đuôi tên miền riêng, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau

• Vào Menu, chọn phần Control Panel.
• 
• Chọn tiếp User Detail ở cột bên trái.
• 

- Chọn Add User rồi điền các thông tin của email như: họ tên, địa chỉ email, mật khẩu. Sau đó, nhấn vào nút “OK” để hoàn tất.

Như vậy, bạn đã tạo xong một địa chỉ email mới theo tên miền riêng trên Zoho. Nếu muốn tạo thêm các email khác thì bạn cũng thực hiện tương tự.

Tạo chữ ký trong Zoho mail

Cũng giống như khi dùng Oulook, Zoho mail có hỗ trợ tính năng tạo chữ ký để giúp tăng tính chuyên nghiệp cho các công ty. Thông tin chữ ký trong email sẽ rất cần thiết giúp khách hàng dễ dàng liên hệ khi có nhu cầu. Cách thực hiện tạo chữ ký như sau.

- Bước 1: Bạn đăng nhập vào Email sẽ tạo chữ ký

• - Bước 2: Bạn chọn mục Setting
• 
• - Bước 3: Chọn tiếp Signatures, rồi nhấn vào mục “Add new signature”.
• 
• - Bước 4: Nhập nội dung chữ ký cho email.

Cấu hình nhận mail Zoho

Đây chính là bước quan trọng nhất để có thể nhận mail gửi đến, Zoho cung cấp 3 bản ghi. Hãy truy cập trình quản lý DNS một lần nữa, xóa hết tất cả bảng ghi MX và chèn 3 record từ Zoho vào.

Tạo link đăng nhập dễ nhớ

Thao tác thực hiện rất đơn giản, cũng trong trình quản lý DNS, tạo thêm record CNAME tên mail và trỏ về http://business.zoho.com/. Sau này khi muốn đăng nhập bạn chỉ cần truy cập đường dẫn mail.domain.com.

Cấu hình SPF và DKIM

Để email của bạn gửi không đi vào hộp thư Spam của khách hàng hãy cấu hình thêm SPF và DKIM. Thao tác thực hiện cũng không quá phức tạp, bạn có thể xem trực tiếp video hướng dẫn ngay trong trang cấu hình.

Cụ thể, đối với SPF bạn cần tạo một record TXT mới với định dạng do Zoho cung cấp. Ở mục DKIM bạn chọn Proceed to Configure DKIM, Edit ở mục Action, nhấn Add Selector điền tên bất kì và nhấn Save, sử dụng bản ghi này thêm vào DNS chờ cập nhật là xong.

Khắc phục lỗi Zoho không nhận được mail

Để khắc phục lỗi này, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau.

• - Truy cập Control Panel, chọn “MX Entry”
• 

>>Xem thêm: Failover là gì? Load Balancing là gì? Cách cài đặt Failover và Load Balancing

• Tiếp đến, bổ sung thông tin các bản ghi MX của đơn vị cung cấp dịch vụ Emai. 

Như vậy là đã hoàn tất khắc phục lỗi. Thao tác rất đơn giản và dễ thực hiện.

Có thể thấy, trong các nhà cung cấp dịch vụ email theo tên miền riêng cho doanh nghiệp thì Zoho mail được đánh giá cao và ưa chuộng. Vì đơn vị cung cấp này có nhiều công cụ, cùng với các tính năng hữu ích. Bên cạnh đó, địa chỉ email theo tên miền được cấp bởi Zoho mail có dung lượng cao. Đồng thời, tốc độ gửi và nhận thư nhanh chóng, chính xác. Điều này hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Chưa dừng tại đó, tính năng cài đặt mail Zoho trên outlook càng đem đến sự thuận tiện và tối ưu cho người dùng, nhất là những người đã quen thao tác trên Outlook.

Với các chia sẻ trên đây, bạn đã biết Zoho mail là gì và cách cài đặt cũng như sử dụng chúng một cách hiệu quả. Bạn hãy sử dụng dịch vụ email có tên miền riêng của Zoho và chia sẻ thêm kinh nghiệm nhé. Hi vọng bạn sẽ có thể trang bị thêm thật nhiều kiến thức khác mà chúng tôi đã chia sẻ! Nếu thấy bài viết này hữu ích hãy subscribe để theo dõi những thông tin mới nhất từ Hosting Việt nhé. Chúc các bạn thành công!