Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp từ A - Z

1. Chữ ký email là gì?

Chữ ký email hay Email Signature là một phần nội dung được đặt ở cuối thư điện tử, thường hiển thị tự động khi người dùng gửi hoặc trả lời email. Có thể xem đây như một "danh thiếp điện tử", giúp người nhận biết người gửi là ai, đang giữ vị trí gì và có thể liên hệ qua những kênh nào.

Một chữ ký email có thể chỉ gồm vài dòng văn bản đơn giản hoặc được thiết kế dưới dạng HTML với logo, hình ảnh, biểu tượng mạng xã hội, đường dẫn website và nút kêu gọi hành động.

Ví dụ một chữ ký email cơ bản:

Nguyễn Văn A
Marketing Manager
Công ty ABC
Điện thoại: 09xx xxx xxx
Email: nguyenvana@abc.vn
Website: https://abc.vn

Ở môi trường doanh nghiệp, chữ ký thường được kết hợp với email doanh nghiệp theo tên miền riêng, chẳng hạn tennhanvien@tencongty.vn. Sự kết hợp giữa email tên miền riêng và chữ ký thống nhất giúp thông điệp gửi đi chuyên nghiệp hơn so với việc sử dụng địa chỉ email miễn phí thiếu nhận diện thương hiệu.

 

>>Xem thêm: Dịch vụ Business Email theo tên miền riêng

2. Tầm quan trọng của chữ ký email

Nhiều người chỉ xem chữ ký là vài dòng thông tin cuối thư, nhưng nếu được thiết kế đúng cách, đây có thể trở thành một phần quan trọng trong nhận diện thương hiệu và giao tiếp doanh nghiệp.

2.1. Cung cấp thông tin liên hệ nhanh chóng

Khi người nhận cần gọi điện, truy cập website hoặc kết nối qua mạng xã hội, họ không cần tìm kiếm lại thông tin người gửi. Tất cả dữ liệu quan trọng đều được đặt ngay bên dưới nội dung email.

Thông thường, chữ ký nên có:

• Họ và tên.
• Chức danh hoặc vị trí công việc.
• Tên doanh nghiệp.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ email.
• Website.
• Mạng xã hội nếu thực sự cần thiết.

2.2. Thể hiện sự chuyên nghiệp

Hãy hình dung bạn nhận được hai email có nội dung tương tự. Một email kết thúc chỉ bằng tên người gửi, trong khi email còn lại có đầy đủ tên, chức vụ, doanh nghiệp, số điện thoại, website và logo được trình bày rõ ràng. Trong phần lớn tình huống công việc, email thứ hai sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.

Đặc biệt khi giao tiếp với khách hàng mới, đối tác hoặc nhà tuyển dụng, chữ ký email có thể trở thành một trong những yếu tố đầu tiên góp phần hình thành ấn tượng về người gửi.

2.3. Hỗ trợ nhận diện thương hiệu

Nếu tất cả nhân sự trong doanh nghiệp sử dụng cùng một cấu trúc chữ ký với logo, màu sắc, font chữ và cách trình bày thống nhất, mỗi email gửi đi sẽ trở thành một điểm tiếp xúc thương hiệu.

Ví dụ:

• Logo doanh nghiệp xuất hiện nhất quán.
• Màu chủ đạo đồng nhất với website.
• Tên miền doanh nghiệp được hiển thị trong email.
• Website và mạng xã hội được đặt đúng vị trí.
• Thông điệp hoặc slogan được sử dụng nhất quán.

Để xây dựng hình ảnh thương hiệu đồng bộ hơn, doanh nghiệp cũng nên sử dụng Email Hosting theo tên miền riêng thay vì sử dụng các địa chỉ email miễn phí cho hoạt động giao dịch chính thức.

2.4. Hỗ trợ Marketing

Chữ ký email còn có thể đóng vai trò như một vị trí quảng bá có chi phí thấp. Doanh nghiệp có thể bổ sung:

• Link website.
• Landing page.
• Bài viết mới.
• Trang đăng ký dịch vụ.
• Khuyến mãi.
• Hồ sơ mạng xã hội.
• Nút đặt lịch tư vấn.

Tuy nhiên, HostingViet khuyến nghị không biến chữ ký thành một banner quảng cáo quá lớn. Chữ ký vẫn cần giữ đúng vai trò hỗ trợ nội dung email, thay vì gây phân tán sự chú ý của người nhận.

2.5. Tăng độ tin cậy của email doanh nghiệp

Một địa chỉ như sales@tencongty.vn đi cùng chữ ký có tên nhân viên, chức danh, website và số điện thoại thường dễ tạo cảm giác tin cậy hơn so với địa chỉ email không có mối liên hệ rõ ràng với doanh nghiệp.

Bạn có thể tìm hiểu thêm Email Hosting là gì để hiểu cách doanh nghiệp xây dựng hệ thống email sử dụng tên miền riêng.

3. Một chữ ký email chuyên nghiệp cần có những gì?

Không có một mẫu chữ ký duy nhất phù hợp với tất cả người dùng. Tuy nhiên, một chữ ký email chuyên nghiệp thường bao gồm những thành phần dưới đây.

3.1. Họ và tên

Đây là nội dung quan trọng nhất và nên được đặt ở vị trí đầu tiên hoặc nổi bật nhất trong chữ ký.

Ví dụ:

Nguyễn Minh Anh

Nếu thường xuyên trao đổi với khách hàng nước ngoài, bạn có thể sử dụng cách viết tên phù hợp với ngữ cảnh giao tiếp nhưng nên đảm bảo nhất quán giữa email, hồ sơ doanh nghiệp và các nền tảng khác.

3.2. Chức danh

Chức danh giúp người nhận biết vai trò và phạm vi công việc của người gửi.

Ví dụ:

• Sales Manager.
• Marketing Executive.
• Account Manager.
• Technical Support.
• CEO.
• Project Manager.

Không cần viết chức danh quá dài hoặc liệt kê toàn bộ nhiệm vụ công việc.

3.3. Tên doanh nghiệp

Nếu email phục vụ công việc, tên doanh nghiệp gần như là thành phần bắt buộc.

Tên công ty nên được trình bày thống nhất với website, logo và tên miền email để giúp khách hàng dễ nhận diện.

3.4. Số điện thoại

Thông tin này đặc biệt cần thiết đối với bộ phận Sales, Account, Support hoặc các vị trí thường xuyên làm việc trực tiếp với khách hàng.

Nếu giao tiếp quốc tế, bạn nên sử dụng mã quốc gia:

+84 xxx xxx xxx

3.5. Địa chỉ email

Dù người nhận có thể nhìn thấy địa chỉ email trong phần "From", việc hiển thị email trong chữ ký vẫn hữu ích khi thư được chuyển tiếp hoặc nội dung được sao chép sang một hệ thống khác.

Doanh nghiệp nên ưu tiên địa chỉ email sử dụng domain thương hiệu, ví dụ:

nguyenvana@tencongty.vn
sales@tencongty.vn
support@tencongty.vn

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách đặt tên email chuyên nghiệp để xây dựng quy chuẩn địa chỉ email thống nhất trong doanh nghiệp.

3.6. Website

Website giúp người nhận có thể nhanh chóng kiểm tra thông tin doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ.

Nếu doanh nghiệp có nhiều website, chỉ nên đặt website quan trọng nhất để tránh khiến chữ ký trở nên dài và rối.

3.7. Logo hoặc ảnh đại diện

Logo là lựa chọn phù hợp nhất đối với chữ ký doanh nghiệp vì giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu.

Ảnh cá nhân có thể phù hợp với:

• Tư vấn viên.
• Sales.
• Recruiter.
• Consultant.
• Freelancer.
• Chuyên gia cá nhân.

Tuy nhiên, hình ảnh cần được tối ưu dung lượng để tránh làm email nặng hoặc tải chậm.

3.8. Mạng xã hội

Có thể bổ sung Facebook, LinkedIn, YouTube hoặc các nền tảng khác nếu chúng thực sự phục vụ hoạt động công việc.

Không nên đưa tất cả tài khoản cá nhân vào chữ ký. Một chữ ký có 6-10 biểu tượng mạng xã hội thường gây rối và làm giảm mức độ chuyên nghiệp.

3.9. Slogan

Slogan là thành phần không bắt buộc. Nếu sử dụng, nên giữ ngắn gọn và đồng nhất với thông điệp thương hiệu.

3.10. CTA - Lời kêu gọi hành động

Đối với email bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng, chữ ký có thể bổ sung một CTA như:

• Đăng ký tư vấn.
• Xem bảng giá.
• Đặt lịch hẹn.
• Xem sản phẩm.
• Truy cập website.

Chỉ nên sử dụng một CTA chính thay vì đặt nhiều nút cạnh tranh với nhau.

4. Nguyên tắc tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Hai yếu tố quan trọng khi thiết kế chữ ký là phong cách thiết kế và khả năng đọc. Một mẫu đẹp nhưng khó đọc hoặc hiển thị lỗi trên điện thoại sẽ không mang lại hiệu quả thực tế.

4.1. Giữ thiết kế đơn giản

Chữ ký nên gọn gàng, có khoảng trắng và phân cấp thông tin rõ ràng.

Một cấu trúc thường được sử dụng là:

Họ tên
Chức danh | Công ty
Điện thoại | Email
Website
Mạng xã hội

Không nên đưa quá nhiều nội dung như giới thiệu doanh nghiệp dài, hàng loạt chứng nhận, nhiều banner hoặc quá nhiều câu slogan.

4.2. Xây dựng hệ thống phân cấp thông tin

Thông tin quan trọng nhất nên nổi bật trước:

1. Họ tên.
2. Chức danh.
3. Công ty.
4. Thông tin liên hệ.
5. Website.
6. Mạng xã hội hoặc CTA.

Tên người gửi có thể in đậm hoặc sử dụng kích thước lớn hơn một chút so với phần thông tin còn lại.

4.3. Không sử dụng quá nhiều font chữ

Nên ưu tiên những font phổ biến và dễ đọc như:

• Arial.
• Verdana.
• Tahoma.
• Georgia.
• Times New Roman.
• Trebuchet MS.

Trong email HTML, việc sử dụng font quá đặc biệt có thể khiến giao diện hiển thị khác nhau trên Gmail, Outlook hoặc các ứng dụng Mail.

4.4. Giới hạn màu sắc

Thông thường 1-3 màu là đủ cho một chữ ký.

Bạn có thể sử dụng:

• Màu chữ chính: đen hoặc xám đậm.
• Màu thương hiệu.
• Một màu phụ cho đường kẻ, icon hoặc CTA.

Không nên dùng quá nhiều màu nổi bật trong cùng một chữ ký.

4.5. Tối ưu hình ảnh

Ảnh logo hoặc avatar nên có kích thước vừa phải và được nén trước khi sử dụng.

Một số lưu ý:

• Không chèn ảnh có kích thước vài MB.
• Không sử dụng ảnh nền lớn.
• Cần kiểm tra khả năng hiển thị khi email client chặn hình ảnh.
• Luôn có phần thông tin dạng text bên cạnh hình ảnh.

4.6. Tương thích với thiết bị di động

Một lượng lớn email hiện được đọc trên smartphone. Vì vậy chữ ký cần đảm bảo:

• Không quá rộng.
• Font đủ lớn để đọc.
• Số điện thoại có thể nhấn.
• Khoảng cách giữa icon đủ rộng.
• Không sử dụng bảng HTML quá phức tạp.

4.7. Không biến toàn bộ chữ ký thành một hình ảnh

Đây là lỗi khá phổ biến.

Nếu toàn bộ chữ ký là một ảnh:

• Email client có thể chặn hình ảnh.
• Người nhận khó copy số điện thoại.
• Link không hoạt động nếu không được xử lý riêng.
• Khả năng hiển thị trên mobile kém.
• Accessibility thấp.

Tốt nhất nên sử dụng HTML kết hợp text và hình ảnh logo.

Tạo chữ ký email trên Outlook 

• Bước 1: Mở Outlook, click vào “New Email” để tạo email mới.

• Bước 2: Trong menu “Message”, chọn tab “Signature”.

• Bước 3: Trong bảng thông báo hiện ra, click vào “New…” để bắt đầu tạo chữ ký mới.

 

• Bước 4: Điền tên cho chữ ký ở pop up “New signature” và click “Ok”.

 

• Bước 5: Tại khung “Edit signature”, điền những thông tin bạn muốn được hiển thị trên chữ ký email. Sau đó, bạn tùy ý điều chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước chữ, thêm logo hoặc hình ảnh. Tiếp đến, click “OK”.

 

• Bước 6: Để thêm chữ ký vừa tạo vào email, bạn vào mục “Signature” rồi chọn chữ ký.

>>Có thể bạn quan tâm: Cách đăng ký email trên điện thoại 

Cách tạo chữ ký email trên Gmail

Gmail cho phép tạo nhiều chữ ký và thiết lập chữ ký khác nhau cho email mới hoặc email trả lời.

Bước 1: Mở phần cài đặt Gmail

Đăng nhập Gmail, chọn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải rồi chọn See all settings hoặc Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 2: Tìm mục Signature

Tại tab General, kéo xuống phần Signature.

Bước 3: Chọn Create new

Nhấn Create new để tạo chữ ký mới và đặt tên cho chữ ký.

Ví dụ:

Chữ ký công việc
Sales Signature
Support Signature

Bước 4: Nhập nội dung chữ ký

Bạn có thể thêm:

• Tên.
• Chức vụ.
• Công ty.
• Số điện thoại.
• Website.
• Logo.
• Link.
• Màu chữ.

Bước 5: Chọn chữ ký mặc định

Tại phần Signature defaults, thiết lập chữ ký cho:

• Email mới.
• Email trả lời hoặc chuyển tiếp.

Bước 6: Lưu thay đổi

Kéo xuống cuối trang và chọn Save Changes nếu giao diện Gmail yêu cầu.

7. Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

7.1. Mẫu chữ ký email cá nhân đơn giản

Nguyễn Minh Anh
Digital Marketing Specialist

M: 09xx xxx xxx
E: minhanh@email.com
LinkedIn: linkedin.com/in/minhanh

7.2. Mẫu chữ ký email nhân viên doanh nghiệp

NGUYỄN VĂN A
Account Manager
ABC COMPANY

T: +84 xxx xxx xxx
E: nguyenvana@abc.vn
W: www.abc.vn

Hà Nội, Việt Nam

7.3. Mẫu chữ ký email dành cho Sales

Trần Minh Hùng
Sales Executive | ABC Company

Hotline: 09xx xxx xxx
Email: hungtm@abc.vn
Website: www.abc.vn

Đăng ký tư vấn: www.abc.vn/tu-van

7.4. Mẫu chữ ký dành cho CEO hoặc quản lý

NGUYỄN QUANG MINH
Chief Executive Officer

ABC Technology JSC
M: +84 xxx xxx xxx
E: minh.nguyen@abc.vn
W: www.abc.vn

7.5. Mẫu chữ ký email dành cho Freelancer

LÊ MINH AN
Web Developer & UI Designer

Email: hello@leminhan.com
Phone: 09xx xxx xxx
Portfolio: leminhan.com
LinkedIn: linkedin.com/in/leminhan

7.6. Mẫu chữ ký email hỗ trợ khách hàng

Nguyễn Thanh Hoa
Customer Support

ABC Company
Support: support@abc.vn
Hotline: 1900 xxxx
Website: www.abc.vn

8. Công cụ tạo chữ ký email đẹp

Nếu không muốn tự viết HTML, bạn có thể sử dụng các công cụ tạo Email Signature. Các nền tảng này thường cung cấp template để nhập thông tin rồi xuất chữ ký tương thích với Gmail hoặc Outlook.

HubSpot Email Signature Generator

Công cụ phù hợp với người mới vì thao tác tương đối đơn giản. Người dùng nhập thông tin cá nhân, chọn mẫu, màu sắc và sau đó sao chép chữ ký vào email client.

WiseStamp

WiseStamp cung cấp nhiều template, icon mạng xã hội và thành phần bổ sung dành cho chữ ký email.

MySignature

MySignature hỗ trợ tạo chữ ký với nhiều bố cục dành cho cá nhân, freelancer và doanh nghiệp.

Mail-Signatures

Mail-Signatures cung cấp các mẫu chữ ký và hướng dẫn tích hợp với nhiều email client.

Email Signature Rescue

Công cụ này hướng đến nhu cầu thiết kế và quản lý chữ ký HTML với nhiều template khác nhau.

Khi sử dụng nền tảng bên thứ ba, bạn nên kiểm tra kỹ dữ liệu được yêu cầu nhập và không cung cấp mật khẩu email hoặc các thông tin xác thực không cần thiết.

Email doanh nghiệp tại HostingViet giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Một mẫu chữ ký chỉ phát huy tối đa giá trị thương hiệu khi được kết hợp với địa chỉ email theo tên miền doanh nghiệp.

HostingViet hiện cung cấp dịch vụ Business Email, giúp doanh nghiệp xây dựng các địa chỉ như:

sales@tencongty.vn
support@tencongty.vn
ketoan@tencongty.vn
tennhanvien@tencongty.vn

Ưu điểm của Business Email HostingViet

• Email sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp.
• Tỷ lệ vào Inbox cao.
• Hệ thống Anti Spam.
• Sao lưu dữ liệu hàng ngày.
• Hỗ trợ xác thực 2 lớp.
• Máy chủ đặt tại DataCenter Tier 3.
• Hỗ trợ Webmail, Outlook và smartphone.
• Quản lý tài khoản tập trung.
• Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Bảng giá Business Email HostingViet tham khảo

Gói	Dung lượng	Số tài khoản	Tên miền	Giá tham khảo
Business Email One	5GB/mail	1 email	1	Từ 45.000đ/tháng
Business Email Start	15GB/mail	5 email	1	Từ 120.000đ/tháng
Business Email 01	40GB	20 email	1	Từ 230.000đ/tháng
Business Email 02	100GB	Không giới hạn*	1	Từ 550.000đ/tháng

*Thông số và giá dịch vụ có thể thay đổi theo chính sách tại từng thời điểm. Bạn nên kiểm tra trực tiếp tại trang bảng giá Business Email HostingViet trước khi đăng ký.

Xem thêm các bài viết liên quan

• Cách đặt tên Email chuyên nghiệp cho cá nhân và doanh nghiệp
• Email Hosting là gì? Điều kiện để sử dụng Email Hosting
• Cách tạo Email doanh nghiệp miễn phí đơn giản
• Email doanh nghiệp Google là gì? Cách đăng ký
• Email theo tên miền riêng của doanh nghiệp là gì?
• Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Email Hosting
• Email Hosting Free là gì? Cách đăng ký và sử dụng
• Danh sách Email doanh nghiệp và những lưu ý khi sử dụng

Kết luận

Chữ ký email không chỉ là phần thông tin đặt cuối mỗi bức thư mà còn là một thành phần quan trọng trong giao tiếp và nhận diện thương hiệu. Một chữ ký được thiết kế tốt sẽ giúp người nhận nhanh chóng biết bạn là ai, làm việc tại đâu, giữ vị trí gì và có thể liên hệ bằng cách nào.

Để tạo chữ ký email chuyên nghiệp, HostingViet khuyến nghị tập trung vào sự đơn giản, dễ đọc và đồng nhất. Hãy ưu tiên họ tên, chức danh, doanh nghiệp, số điện thoại, email, website và chỉ bổ sung logo, mạng xã hội hoặc CTA khi thực sự cần thiết.

Đối với doanh nghiệp, chữ ký nên được chuẩn hóa cho toàn bộ nhân viên và kết hợp với Email doanh nghiệp theo tên miền riêng tại HostingViet. Việc sử dụng đồng bộ tên miền, địa chỉ email, logo và mẫu chữ ký sẽ giúp mỗi email gửi tới khách hàng trở thành một điểm chạm thương hiệu chuyên nghiệp hơn.

Ngoài Email Hosting, nếu doanh nghiệp cần triển khai website, ứng dụng hoặc hệ thống máy chủ riêng, có thể tham khảo các gói Cloud VPS HostingViet với nhiều mức tài nguyên CPU, RAM và dung lượng lưu trữ phù hợp từ website nhỏ tới các hệ thống doanh nghiệp.