Tại sao nên biết cách đặt tên email chuyên nghiệp?
Đặt tên email chuyên nghiệp cực kỳ quan trọng vì nó chính là ấn tượng đầu tiên về bạn. Dưới đây là những lý do vì sao bạn nên đầu tư thời gian cho việc này:
- Khi sử dụng một email chuyên nghiệp, bạn chứng tỏ mình là người nghiêm túc và đáng tin hơn trong mắt người khác.
- Khi gửi email cho đối tác hoặc khách hàng, email chuẩn chỉnh cho thấy bạn tôn trọng người nhận và coi trọng những gì mình làm.
- Email rõ ràng, chứa tên thật giúp người nhận biết ngay bạn là ai, không bị nhầm lẫn, nhất là trong môi trường kinh doanh hoặc tuyển dụng.
- Những địa chỉ email quá lạ, nhiều ký tự rối rắm rất dễ bị đánh dấu spam. Đặt tên email chuyên nghiệp giúp thư của bạn luôn tới đúng hộp thư chính.
- Một email đồng bộ, chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc xây dựng hình ảnh cá nhân, nhất là khi bạn hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, kinh doanh hay freelance.
- Ngoài ra, khi đặt tên email chuyên nghiệp ngầm khẳng định bạn là người có trách nhiệm, tỉ mỉ và nghiêm túc với công việc của mình.
Tên email chuyên nghiệp sẽ có cấu trúc thế nào?
Trước khi bắt tay vào việc đặt tên Email, bạn cần nắm rõ cấu trúc cơ bản của một địa chỉ email. Dù sử dụng cho cá nhân hay doanh nghiệp, một email chuyên nghiệp đều phải có đủ 3 thành phần chính:
- Tên: Đây là phần đứng đầu địa chỉ email, bạn có thể tự do tùy chỉnh theo tên cá nhân hoặc thương hiệu doanh nghiệp.
- Ký tự @: Đây là ký hiệu bắt buộc và cố định, phân tách giữa phần tên và phần tên miền trong địa chỉ email.
- Tên miền: Đây là phần đứng sau ký tự @, thường là tên của nhà cung cấp dịch vụ email như gmail.com, yahoo.com, ... Nếu muốn chuyên nghiệp hơn, bạn có thể sử dụng tên miền riêng (ví dụ: @tencongty.com) để cá nhân hóa và tăng độ nhận diện thương hiệu.
Cấu trúc một tên email chuyên nghiệp
3 Nguyên tắc cơ bản khi đặt tên email chuyên nghiệp
Email cá nhân không chỉ đơn thuần là phương tiện liên lạc cá nhân mà còn có thể đại diện cho một công ty hoặc tổ chức. Ấn tượng ban đầu rất quan trọng và đôi khi chỉ một chi tiết nhỏ như tên email cũng đủ tạo thiện cảm. Để giúp bạn tạo ra một địa chỉ email chuyên nghiệp, hãy nắm vững 3 nguyên tắc trong cách đặt tên Email chuyên nghiệp dưới đây.
Quy tắc 1: Sử dụng tên miền riêng
Sở hữu tên miền riêng khi đặt tên email sẽ mang lại cảm giác chuyên nghiệp và tăng độ tin cậy trong mắt đối tác, khách hàng. Nếu bạn đã có công ty hoặc thương hiệu cá nhân, dùng tên miền riêng sẽ là bước khẳng định mạnh mẽ hình ảnh và uy tín của mình.
Ví dụ:
Thay vì sử dụng email thông thường như Hoangle@gmail.com, bạn nên chuyển thành Hoangle@hosting.com.
Cấu trúc gợi ý: [Tên của bạn]@[Tên miền riêng].com.
Sử dụng tên miền riêng sẽ giúp cho email trở nên ấn tượng và truyền tải rõ ràng thương hiệu bạn đang xây dựng. Đặc biệt đối với doanh nghiệp, việc đồng bộ hóa cách đặt tên email cho từng nhân sự giúp tăng tính nhận diện nội bộ. Ngoài ra, đừng quên thiết lập chữ ký email đầy đủ: họ tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ công ty, …
Nếu chưa có tên miền riêng, bạn hoàn toàn có thể mua với mức chi phí hợp lý, chỉ khoảng 12 - 15 USD/năm. Đây là khoản đầu tư nhỏ nhưng giá trị đem lại thì cực kỳ lớn trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
Quy tắc 2: Lựa chọn định dạng tên email chuẩn, tránh số và biệt hiệu
Tên phần đầu của email cũng quan trọng không kém tên miền. Một địa chỉ email trông sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu chứa biệt hiệu, số thứ tự ngẫu nhiên hoặc ký tự đặc biệt.
Các cách đặt tên email cá nhân chuyên nghiệp nên tham khảo:
- Chỉ dùng tên cá nhân
Ví dụ: Hoangle@hosting.com
Gọn gàng, đơn giản, dễ nhớ. Tuy nhiên, bạn không nên dùng các tên phổ biến vì có thể sẽ dẫn đến việc trùng lặp. - Dùng chữ cái đầu của họ + tên
Ví dụ: HoangL@hosting.com
Cách này vừa rút gọn vừa tạo sự khác biệt nhẹ nhàng, đồng thời giữ tính chuyên nghiệp. - Dùng tên đệm + tên
Ví dụ: QuangHoang@hosting.com
Đây là cách phổ biến, dễ nhớ và ít trùng lặp, đồng thời vẫn giữ được nét cá nhân hóa. - Dùng họ + tên
Ví dụ: LeHoang@hosting.com
Cách đặt tên này giúp khẳng định quyền sở hữu cá nhân mạnh mẽ, phù hợp với chủ doanh nghiệp hoặc nhân sự cấp cao. - Dùng vai trò công việc
Ví dụ: contentcreator@hosting.com
Rất phù hợp với website công ty hoặc bộ phận hỗ trợ vì tên email đã thể hiện rõ nhiệm vụ và hỗ trợ phân loại công việc dễ dàng hơn.
Lưu ý:
Một điều bạn cần lưu ý là hạn chế tối đa việc dùng biệt danh, số hoặc từ ngữ thiếu nghiêm túc trong email, điều này có thể làm giảm thiện cảm ngay từ lần liên hệ đầu tiên.
Quy tắc 3: Tạo sự đặc biệt và chuyên biệt cho email
Để hệ thống email trong doanh nghiệp trông chuyên nghiệp và khoa học hơn, bạn cần phân loại email theo vai trò, không nên chỉ dùng chung địa chỉ kiểu "liên hệ tại đây" quá chung chung.
Ví dụ chuyên nghiệp hơn:
- info@hosting.com (thông tin chung)
- kinhdoanh@hosting.com (liên hệ phòng kinh doanh)
- thietke@hosting.com (liên hệ phòng thiết kế)
Hệ thống này không chỉ làm tăng sự chuyên nghiệp mà còn cho phép các email gửi đến được chuyển tiếp chính xác tới các bộ phận hoặc người phụ trách phù hợp. Đồng thời, nó cũng giúp bảo mật thông tin cá nhân, tránh việc phải công khai địa chỉ email riêng của nhân viên trên website.
Gợi ý một số cách đặt tên email chuyên nghiệp, dễ nhớ
Để giúp bạn xây dựng một hình ảnh chỉn chu ngay từ địa chỉ email, dưới đây gợi ý 9 cách đặt tên email chuyên nghiệp mà bạn nên áp dụng.
Cách 1: Ưu tiên sử dụng tên miền riêng cho doanh nghiệp
Dùng tên miền riêng để đặt tên email sẽ giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, gắn liền thương hiệu và tạo lòng tin với khách hàng. Dưới đây là những lưu ý khi lựa chọn:
- Tên miền gắn với thương hiệu: Ưu tiên tên miền trùng với tên doanh nghiệp hoặc lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: congtyabc.com, thietkeweb.vn.
- Thêm tiền tố/hậu tố chuyên nghiệp: Các từ như "enterprise", "group", "corp" mang lại cảm giác chuyên nghiệp hơn. Ví dụ: contact@congtyabc.com, info@thietkewebgroup.vn.
- Cá nhân hóa địa chỉ: Kết hợp tên cá nhân và thương hiệu giúp email vừa gần gũi, vừa bài bản. Ví dụ: le.hoang@hostingviet.vn, sales@hostingviet.vn.
- Tạo email theo bộ phận: Mỗi phòng ban nên có email riêng để dễ phân biệt. Ví dụ: hr@congtyabc.com, marketing@congtyabc.com.
- Dùng tên miền quốc gia: Nếu hoạt động trong nước, ưu tiên tên miền địa phương như .vn, .sg, .jp để tăng độ nhận diện.
- Đảm bảo tên miền độc quyền: Hãy kiểm tra tên miền trước khi đăng ký để tránh trường hợp bị trùng hoặc mất thương hiệu.
Cách 2: Kết hợp tên cá nhân và chức danh công việc
Một cách đặt tên email chuyên nghiệp khác là gắn tên bạn với chức danh hoặc phòng ban, thể hiện rõ vai trò và vị trí:
- Tránh dùng ký tự phức tạp, tên rườm rà hoặc số không cần thiết.
- Không sử dụng biệt danh, từ ngữ thiếu trang trọng.
- Gắn tên và chức danh: Ví dụ:
lehoang.marketing@hostingviet.vn
duytan.salesmanager@hostingviet.vn
Cách này giúp người nhận hiểu rõ chức năng công việc của bạn ngay từ email.
Cách 3: Đặt tên email theo chức năng sử dụng
Nếu email dùng chung cho phòng ban hoặc mục đích đặc biệt, bạn nên đặt tên email dựa trên chức năng:
- Chức năng cụ thể: Ví dụ: support@hostingviet.vn (bộ phận hỗ trợ khách hàng).
- Theo tên dự án: Nếu tham gia dự án riêng, đặt tên email theo tên nhóm. Ví dụ: 247@hostingviet.vn.
- Kết hợp chức vụ + phòng ban: Ví dụ: lehoang_sales@domain.com.
Đặt tên theo chức năng giúp phân luồng công việc dễ dàng hơn và tăng tính chuyên nghiệp khi giao tiếp.
Cách 4: Dùng tên rút gọn để đặt email
Tên email ngắn gọn, súc tích sẽ dễ ghi nhớ hơn, tuy nhiên bạn cần cân nhắc kỹ để tránh gây nhầm lẫn:
- Ưu tiên tên phản ánh rõ cá nhân hoặc doanh nghiệp.
- Không nên chèn ký tự phức tạp, khó nhớ.
Ví dụ:
- hoangl@hostingviet.vn
- lqhoang@hostingviet.vn
Cách 5: Sử dụng đầy đủ họ và tên
Một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả là dùng cả họ và tên trong địa chỉ email:
- Ưu tiên rõ ràng, dễ nhận diện, hạn chế nhầm lẫn.
- Nếu họ tên quá dài, bạn có thể rút gọn hoặc biến tấu nhẹ.
Ví dụ:
- quanghoangle@domain.com
- hoang.lequang@domain.com
- lequanghoang@domain.com
Cách 6: Kết hợp tên với chữ cái viết tắt của họ
Để đảm bảo tính độc đáo và hạn chế trùng lặp khi trong công ty có nhiều người trùng tên, bạn có thể áp dụng cách đặt tên Email chuyên nghiệp này:
- Chọn chữ cái đầu họ hoặc tên đệm để tạo ra địa chỉ email mới.
- Có thể thêm dấu chấm tùy theo quy định nội bộ.
Ví dụ:
- lq.hoang@domain.com
- hoanglq@domain.com
Cách 7: Đảm bảo đồng bộ và thống nhất trong hệ thống email
Để hệ thống email chuyên nghiệp và dễ quản lý, tổ chức cần có nguyên tắc chung:
- Chọn một mẫu đặt tên (như họ.tên@domain.com) cho toàn bộ nhân sự.
- Tất cả email nội bộ phải đồng bộ về tên miền công ty.
- Trước khi tạo email mới, cần kiểm tra kỹ địa chỉ đã tồn tại chưa.
- Cần thảo luận, ban hành quy định đặt tên email nội bộ để mọi người tuân thủ.
Việc này giúp đảm bảo tính nhất quán và nâng cao hình ảnh thương hiệu.
Cách 8: Tránh sử dụng biệt danh hoặc tên không chính thức
Dùng biệt danh hoặc tên riêng trong email công việc có thể gây hiểu nhầm về tính xác thực và giảm độ chuyên nghiệp.
- Nên sử dụng họ và tên thật thay vì nickname.
- Việc đồng bộ hóa tên chính thức cho email giúp công ty tạo hình ảnh nghiêm túc, minh bạch trong giao tiếp.
Cách 9: Hạn chế dùng số và ký tự đặc biệt trong email
Dù một số nhà cung cấp cho phép, bạn nên tối giản số lượng ký tự số và đặc biệt để email trông chuyên nghiệp hơn:
- Chỉ thêm số khi cần thiết, ví dụ khi cần phân biệt người trùng tên. Ví dụ: quanghoang89@domain.com.
- Hạn chế dấu gạch dưới (_), gạch ngang (-).
- Nếu muốn phân tách, hãy sử dụng dấu chấm. Ví dụ: hoang.le@domain.com.
Email càng đơn giản, rõ ràng thì càng dễ tạo thiện cảm với người nhận.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để sở hữu một hệ thống email chuyên nghiệp, đồng bộ cho cá nhân hoặc doanh nghiệp thì nên sử dụng dịch vụ Business Email. Với dịch vụ này, bạn sẽ có được địa chỉ email theo tên miền riêng, nâng cao uy tín thương hiệu và tối ưu hiệu quả giao tiếp với khách hàng, đối tác.
Trên đây HostingViet đã gợi ý cho bạn các cách đặt tên email chuyên nghiệp, hy vọng với những gợi ý trên sẽ giúp bạn chọn được một tên email ưng ý.