Lợi ích của phần mềm giao tiếp nội bộ
Phần mềm giao tiếp nội bộ giúp tăng hiệu quả công việc, hạn chế được tình trạng nhân viên bị lan man vào các vấn đề khác. Đồng thời, các phần mềm này còn là công cụ quản lý cực kỳ hiệu quả thông qua tính năng quản lý lịch sử trò chuyện, nhắc nhở lịch làm việc, thông báo...
Ngoài ra, chúng cũng chứa các tài liệu chia sẻ nội bộ để nhân viên có thể dễ dàng truy cập khi cần. Điều này giúp tăng năng suất làm việc.
Tiêu chí chọn phần mềm chat nội bộ
Đa nền tảng
Đây là yếu tố thiết yếu cho dịch vụ chat nội bộ của doanh nghiệp. Bởi nó có thể dễ dàng kết nối với tất cả đồng nghiệp mọi lúc, mọi nơi. Nhờ thế, dù đi công tác hay làm việc tại nhà, thì sự không bó buộc về thiết bị sử dụng sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ, không ảnh hưởng tiến độ.
Hơn nữa, phần mềm chat nội bộ đa nền tảng còn góp phần giúp tiết kiệm ngân sách. Do nếu bị giới hạn phương thức kết nối, buộc doanh nghiệp phải đầu tư thiết bị để cung cấp cho nhân viên. Điều này cực kỳ tốn kém và gây lãng phí.
Quản lý tốt
Tính năng quản lý nhóm chat rất cần thiết vì nó giúp gom những thành viên trong cùng một dự án hoặc một phòng ban vào một nhóm. Trong mỗi nhóm riêng này, mọi người chỉ thảo luận những vấn đề liên quan. Ngoài ra, cần có thêm chức năng cho phép người quản lý tạo một nhóm chung dành cho tất cả các nhân viên trong công ty.
Đây chính là cách quản lý theo hệ thống, nhằm đảm bảo thông tin chung được chuyển đến toàn bộ nhân viên, còn thông tin đặc thù của dự án hoặc mỗi phòng thì chỉ cung cấp đến cho chính nhân sự của nhóm ấy. Đồng thời, điều này giúp không làm ảnh hưởng đến công việc của nhóm khác.
Thêm vào đó, cần có tính năng phân quyền để dễ dàng kiểm soát thông tin, dữ liệu của công ty.
Quản lý tài liệu chung
Chat nội bộ không chỉ đơn thuần là những cuộc hội thoại chứa nội dung text mà nó còn bao gồm cả hình ảnh, âm thanh, video và tệp tin tài liệu khác. Các dữ liệu này đều là thông tin quan trọng của công ty, do đó, cần được bảo mật tốt. Bên cạnh đó, chúng còn có thể được sử dụng trong tương lai, phục vụ cho công việc. Vì vậy, tính năng quản lý tài liệu rất cần thiết, giúp người quản lý nhóm có thể kiểm soát các thao tác của thành viên đối với thông tin dữ liệu này.
Tạo thông báo nhắc nhở, lịch làm việc
Thông báo thường là thông tin quan trọng của công ty nên nếu chỉ nhắc nhở mọi người bằng dòng chat, thì chắc chắn số lượng người không đọc thông báo sẽ nhiều. Do đó, phần mềm chat nội bộ có tính năng tạo thông báo nhắc nhở, hoặc đơn giản là chức năng ghim hay đánh dấu thông báo sẽ giúp tất cả thành viên đều có thể đọc được thông tin của công ty.
Tính năng nhắc nhở này còn hữu hiệu trong việc thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn. Nhờ thế năng suất làm việc được tăng cao.
Ngoài ra, bổ sung các tính năng như tạo sự kiện, tạo lịch, theo dõi tiến độ dự án, xuất báo cáo công việc sẽ góp phần làm tăng giá trị của phần mềm.
Tính năng gọi video
Gọi video là nhu cầu thiết thực hiện nay nên hầu hết các phần mềm liên lạc đều có chức năng này. Với phần mềm chat trong mạng LAN, gọi video sẽ giúp truyền tải khối lượng thông tin lớn, thuận tiện hơn so với chat nội dung text.
Liên kết dịch vụ khác
Phần mềm chat sử dụng trong nội bộ thường cung cấp một số công cụ hỗ trợ trong công việc. Tuy nhiên, không phải lúc nào nó cũng hoàn hảo và đủ so với nhu cầu của người sử dụng. Do đó, việc liên kết hay kết hợp cùng những phần mềm khác là điều cần thiết. Vì thế, những ứng dụng có sự tương thích cao với dịch vụ bên ngoài chính là ưu tiên của các doanh nghiệp.
Hiện nay, hầu hết các phần mềm liên lạc nội bộ đa nền tảng đều đảm bảo tiêu chí này. Trong trường hợp không liên kết trực tiếp được thì chúng sẽ sử dụng dịch vụ trung gian là Zapier, IFTTT để liên kết.
Top phần mềm chat nội bộ mạng LAN
Phần mềm chat trong mạng LAN không đa năng như các phần mềm quản lý nhóm qua web, nhưng nó cũng giúp đảm bảo tốt hiệu quả công việc. Một số phần mềm phổ biến, thường được sử dụng là:
Tonic
Đây là một công cụ giúp các nhân viên dễ dàng trò chuyện nội bộ thông qua mạng LAN. Phần mềm có giao diện đơn giản và tính năng tương đối dễ sử dụng. Tonic hoạt động theo nguyên tắc không cần máy chủ bởi nó ở chế độ peer to peer.
Các tính năng của Tonic:
- Có chức năng tự đồng tìm kiếm người dùng trong mạng nội bộ.
- Cho phép tùy chỉnh Avatar cá nhân.
- Có chức năng truyền file khi chat.
- Tính năng xem lại lịch sử trò chuyện.
CD Messenger
Đây là ứng dụng đa năng giúp cho việc giao tiếp nội bộ của các doanh nghiệp trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Công cụ này được nhận đính có nhiều tính năng vượt trội hơn hẳn Tonic.
Các chức năng chính của CD Messenger:
- Sử dụng chế độ peer to peer.
- Có thể dễ dàng kết nối với đồng nghiệp.
- Tính năng chat mạnh mẽ, hỗ trợ tốt cho công việc văn phòng hoặc làm việc nhóm.
- Có chức năng gửi và nhận tệp tin khi chat.
- Tính năng bảo mật cao.
- Có chức năng tạo ghi nhớ để nhắc việc, tạo danh sách các việc cần làm theo một thời gian cụ thể.
- Tích hợp lịch giúp thuận tiện trong việc tra cứu ngày tháng.
- Hỗ trợ trên trên hệ điều hành Windows và Mac OS.
Squiggle
Ứng dụng này sử dụng mã nguồn mở và miễn phí. Doanh nghiệp không cần cài đặt vẫn sử dụng được tính năng chat trên mạng LAN. Tương tự như 2 ứng dụng trên, Squiggle hoạt động với giao thức peer to peer. Ứng dụng cũng có giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng.
Các chức năng chính của Squiggle:
- Sử dụng giao thức peer to peer.
- Có chức năng chat theo nhóm và chat riêng tư.
- Có tính năng tùy chọn kết nối mạng LAN hay WAN.
- Có thể truyền tải tệp tin trong quá trình chat.
- Cung cấp tính năng kiểm tra lỗi chính tả, Buzz, biểu tượng cảm xúc, chức năng thông báo tin nhắn bằng âm thanh và pop up.
- Tính năng xem lịch sử chat, status thuận tiện.
- Hỗ trợ chức năng voice chat.
- Tương thích với phiên bản hệ điều hành Windows XP trở lên và yêu cầu .NET Framework 3.
>>Xem thêm: 6 ứng dụng phần mềm làm việc nhóm Ổn Định và Hiệu Quả nhất 2023
Top phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp
Bitrix24
Phần mềm Bitrix24 được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc những công ty khởi nghiệp. Tuy Bitrix24 hiện đại nhưng lại rất dễ dùng. Ứng dụng này mang đến nhiều chức năng cho phép quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả. Ngoài ra, nó còn có tính năng tạo kế hoạch, giao việc, nhắc nhở người nhận việc khi gần đến deadline… Và tất nhiên, không thể thiếu chức năng gọi video nhóm, chia sẻ tệp tin và lịch trình.
Ứng dụng sử dụng được trên các nền tảng Windows, Mac, Android, iOS.
Slack là công cụ chat nội bộ được nhiều doanh nghiệp yêu thích. Tuy không hiện đại và có nhiều chức năng như Bitrix24 nhưng Slack cũng đáp ứng được nhu cầu liên lạc, làm việc nhóm hiệu quả.
Slack có giao diện đơn giản, chứa một số kênh khác nhau. Mỗi kênh được sử dụng cho một chủ đề riêng khi chat nội bộ. Nếu muốn tạo kênh riêng thì Slack cũng cung cấp sẵn tính năng này để bạn tùy ý sử dụng. Bên cạnh đó, bạn còn có thể nhắn tin riêng cho một hoặc một số đồng nghiệp.
Dù khá hữu ích nhưng Slack lại có một nhược điểm khiến người dùng đôi khi cảm thấy quá tải và dễ mất tập trung. Đó là, hệ thống thông báo liên tục các tin nhắn mới theo thời gian thực (tương tự như ứng dụng Zalo). Tuy nhiên cũng đáng mừng là Slack cho phép bạn cài đặt chế độ thông báo. Vì vậy, để không bị “xao nhãng” do có tin nhắn mới, bạn hãy tùy chỉnh cài đặt thông báo trước nhé.
Ứng dụng sử dụng được trên các nền tảng Windows, Mac, Linux, Android, iOS.
Trello là phần mềm giao tiếp nội bộ tuyệt vời. Ngoài ra, nó còn đặc biệt phù hợp cho việc kiểm soát, ghi nhớ nhiệm vụ và xem lại lịch sử hoạt động của nhóm trước đó.
Trello cho phép bạn tạo nhiều bảng kèm danh sách các nhiệm vụ khác nhau. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ chức năng phân công nhiệm vụ cho mỗi thành viên thông qua việc di chuyển chúng từ card hiện tại sang card khác.
Thêm vào đó, Trello còn giúp quản lý và kiểm tra chặt chẽ các công việc hoàn thành hoặc đang thực hiện và trách nhiệm thuộc về thành viên nào. Tiếp đến, những tính năng upload dữ liệu, dán nhãn, check box, bình luận đều được thêm vào để bổ trợ cho nhiệm vụ.
Ứng dụng sử dụng được trên các nền tảng Windows, Mac, Android, iOS.
Microsoft Team
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm chính là khả năng đồng bộ với những ứng dụng văn phòng của Microsoft (Word, Excel, Power Point, Outlook). Nhờ thế, việc trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu nhanh chóng và tiện lợi.
Microsoft Team cũng có tính năng soạn thảo văn bản tốt để tạo các thông báo, ghi chủ hay từ điển wiki liên kết tài liệu với nhau.
Có thể nói, Microsoft Team có các phần mềm trong hầu hết mọi lĩnh vực nên chỉ cần một ứng dụng duy nhất là bạn có thể dễ dàng chat nội bộ, làm việc nhóm. Ngoài ra, Team còn dễ dàng sử dụng được trên mọi thiết bị với tất cả các nền tảng như Windows, Mac, Android, iOS.
Thừa hưởng nền tảng công nghệ từ Skype, Skype for Business mang đến trải nghiệm chat và cuộc gọi video ưu việt.
Với Skype for Business, bạn dễ dàng tạo nhóm chat lên đến 250 người; vừa có thể thảo luận, ghi chú, vừa đóng góp ý kiến thông qua Whiteboard. Thêm nữa, phần mềm còn có tính năng cho bạn trình chiếu slide power point hay chia sẻ màn hình của máy tính. Điều này giúp dễ dàng trong việc trao đổi thông tin nội bộ, quản lý dự án.
Ứng dụng phù hợp sử dụng trên nhiều nền tảng như Windows, Mac, Android, iOS.
Ứng dụng ra đời vào năm 2013 và được nâng cấp, cải tiến vào cuối năm 2018. Là “con đẻ” của Google nên phần mềm dễ dàng tích hợp, truy xuất dữ liệu từ Google Docs, Google Photo, Drive, Google lịch. Điều này giúp mang đến sự thuận tiện tối đa trong việc trao đổi thông tin giữa các đồng nghiệp.
Bên cạnh đó, phần mềm chat nội bộ còn mang đến trải nghiệm mượt mà, trơn tru cho các cuộc gọi video. Kết hợp với box chat thông minh được thiết kế trên nền tảng công nghệ AI có khả năng ghi nhớ những điều bạn cần. Từ đó, chúng góp phần tăng hiệu quả làm việc tốt hơn.
Ứng dụng phù hợp sử dụng trên nhiều nền tảng như Windows, Mac, Android, iOS.
Blog công ty cũng là một công cụ giao tiếp lý tưởng và là nền tảng lưu trữ thông tin dữ liệu, đánh giá hoạt động doanh nghiệp. Đây chính là giải pháp mà phần mềm BlogIn mang đến cho người dùng. Nó cho phép các nhân viên chia sẻ tin tức, ý tưởng và đề xuất ý kiến, nhận phản hồi.
Mục đích chính của ứng dụng BlogIn là đảm bảo tất cả nhân viên không bỏ sót bất kỳ thông báo nào của doanh nghiệp, thông qua việc thu thập toàn bộ thông tin liên quan và sắp xếp chúng tại một nơi duy nhất. Nhờ tính quản lý hệ thống này mà nhân viên không mất thời gian tìm kiếm dữ liệu.
Ứng dụng BlogIn phù hợp sử dụng trên nhiều nền tảng như Windows, Mac, Android, iOS.
Clip là phần mềm liên lạc do Zoho phát triển. Nó dem đến sự thoải mái, tiện dụng không hề kém cạnh so với Google trong việc giao tiếp nội bộ.
Bên cạnh các tính năng thông dụng là gọi thoại, quản lý theo kênh, Cliq còn bổ sung thêm tiện ích cho phép thêm nhà cung cấp, khách hàng để dễ dàng kết nối. Thêm vào đó, bạn cũng có thể dễ dàng chèn các biểu tượng cảm xúc vào đoạn chat hay tạo kênh riêng cho giải trí, thư giãn. Bởi không khí và tinh thần thoải mái sẽ mang đến hiệu quả làm việc nhóm cao hơn.
Phần mềm phù hợp sử dụng trên nhiều nền tảng: Windows, Mac, Linux, Android, iOS.
Đây là một trong những phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp đa nền tảng nguyên thủy. HipChat chủ yếu tập trung vào trải nghiệm giao tiếp và trò chuyện. Theo đó, bạn có thể chat riêng với mỗi người trong danh sách hoặc phòng (Room). Hay mời những thành viên không thuộc nhóm, khách hàng, đối tác cùng tham gia vào phòng chat để thận tiện trao đổi công việc, và phát triển mối quan hệ.
Tuy có mặt trên thị trường rất sớm nhưng không vì thế mà Hipchat trở nên lỗi thời. Bởi nó có tính năng liên kết với các ứng dụng giao tiếp phổ biến khác như Trello, Jira, nhằm tăng thêm sự tiện lợi, hữu dụng khi trao đổi thông tin nội bộ, làm việc nhóm.
Phần mềm phù hợp sử dụng trên nhiều nền tảng: Windows, Mac, Linux, Android, iOS.
Stride chính là phiên bản nâng cấp của HipChat. Cụ thể, nó được cải tiến với khung chat biến thành bàn làm việc.
Vì thế, bất kỳ dòng chat nào cũng dễ dàng được chuyển thành việc cần làm thông qua một nút bấm. Ngoài ra, phần mềm cũng có thêm thanh sidebar riêng biệt. Chức năng của thanh này là hiển thị các việc cần làm, ghi chú, nhắc nhở bạn theo dõi và thực hiện trong lúc chat cùng đồng nghiệp.
Phần mềm phù hợp sử dụng trên nhiều nền tảng: Windows, Mac, Linux, Android, iOS.
Đúng như tên gọi của phần mềm, Chatwork là ứng dụng giao tiếp phù hợp với nhu cầu sử dụng để liên lạc nhiều nhóm đối tượng như đồng nghiệp trong cùng phòng, đồng nghiệp trong nhóm dự án, khách hàng và đối tác.
Phần mềm chat nội bộ Chatwork tạo kênh kết nối hiệu quả, phục vụ đắc lực trong công việc. Với Chatwork, mỗi người được gắn một Chatwork ID và ID này giúp cho các thành viên dễ dàng mời người khác tham gia nhóm chat. Bên cạnh đó, còn có thanh sidebar bên phải để hiển thị các nhắc nhở, ghi chú, mang đến sự tiện lợi cho bạn quản lý công việc trên nhiều nhóm chat khác nhau.
Phần mềm phù hợp sử dụng trên nhiều nền tảng: Windows, Mac, Android, iOS.
>>Bài viết cùng chủ đề: #5 phần mềm họp trực tuyến, chat video nhóm miễn phí Mới Nhất 2023
Trên đây là top 16 phần mềm chat nội bộ miễn phí tốt nhất mà HostingViet đã tổng hợp lại! Hy vọng với những thông tin bài viết cung cấp, bạn sẽ lựa chọn được phần mềm chat nội bộ phù hợp nhất cho công ty, doanh nghiệp của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào cần giải đáp, hãy liên hệ ngay với HostingViet để được hỗ trợ và tư vấn nhanh chóng, miễn phí nhé!