Tổng đài ảo là thuật ngữ không còn xạ đối với các doanh nghiệp ở thời đại công nghệ 4.0 với nền tảng công nghiệp Big Data, loT, AI…. góp phần thúc đẩy sự tiên tiến trong lĩnh vực voice. Vậy tổng đài ảo là gì? hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về thuật ngữ này và một số lợi ích cơ bản nhé.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một dịch vụ nghe thoại tiên tiến được sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. Qua đó kết hợp với công cụ CRM để có thể nâng cao chất lượng chăm sóc tối ưu sale dễ dàng thông qua các cuộc gọi.
Tổng đài ảo là gì?
Đặc biệt hơn tổng đài ảo giá rẻ được sử dụng trên nền tảng đám mây nên đầu kết nối sẽ là IP. Nó có ích cho việc lắp đặt trở nên đơn giản hơn, mọi người chỉ cần có thiết bị kết nối Internet và trang bị thêm điện thoại hoặc máy tính là có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp đã làm thay đổi suy nghĩ của các doanh nghiệp từ việc mua tổng đài analog với chi phí đắt đỏ sang thuê tổng đài với giá cả rẻ và dễ dàng thay đổi hơn.
==> XEM THÊM : Call Center Là Gì? Dịch Vụ Call Center Và 15 Điều Bạn Cần Nắm Được
Lợi ích của tổng đài ảo cho các doanh nghiệp
Khi sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp mọi người sẽ nhận được một số lợi ích cơ bản dưới đây:
Hệ thống tổng đài điện thoại ảo dễ sử dụng
Tổng đài ảo cực kỳ dễ sử dụng ngay cả khi bạn là người điều hành không có quá nhiều kinh nghiệm hay kỹ thuật. Do đó, tổng đài sẽ không yêu cầu hệ thống quản trị người dùng giống như hệ truyền thông tổng hợp hình thức. Tổng đài khách hàng sử dụng đều được vận hành và bảo trì bởi đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp của nhà cung cấp.
Hệ thống tổng đài điện thoại ảo dễ sử dụng
Tổng đài ảo quản lý một cách dễ dàng
Tổng đài ảo rất dễ quản lý, kiểm tra và thống kê các cuộc gọi đến và đi, lưu trữ lịch sử với các tính năng lưu trữ trên đám mây. Bên cạnh đó, người quản lý đều có thể kiểm tra, giám sát chất lượng gọi tự động từ chức năng ghi âm thông tin. Từ đó có thể thu được nhiều dữ liệu quan trọng hơn hẳn.
Giảm chi phí khi sử dụng tổng đài ảo miễn phí
Các hệ thống chuyển mạch thiết bị thường phải chịu các chi phí khác nhau, bao gồm cả việc mua phần cứng hệ thống, chi phí lắp đặt và thiết lập. Điều này đặc biệt đáng quan tâm đối với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên tiếp thị qua điện thoại.
Ngoài ra, việc sửa chữa và nâng cấp thiết bị khi hỏng hóc cũng là một trong những vấn đề gây đau đầu cho doanh nghiệp.Dịch vụ tổng đài ảo có thể giúp khắc phục hầu hết các "nhược điểm" này.
Tổng đài giúp doanh nghiệp tiết kiệm vốn đầu tư vào phần cứng và quản lý thiết bị. Nó cũng giảm chi phí thuê nhân viên vận hành và bảo trì hệ thống chuyển mạch, đồng thời giúp giải phóng không gian văn phòng.
Không cần đầu tư vào đường dây điện thoại hoặc lắp đặt điện thoại bàn, doanh nghiệp chỉ cần có điện thoại thông minh và máy tính xách tay kết nối internet, sau đó cài đặt phần mềm tổng đài ảo để sử dụng như một trung tâm truyền thông với chức năng nghe, gọi, chuyển và ghi âm.
Giảm chi phí khi sử dụng tổng đài ảo miễn phí
Tổng đài ảo tốt hơn tổng đài truyền thống
Tổng đài ảo giải quyết các hạn chế của tổng đài truyền thống. Cuộc gọi từ bên ngoài sẽ được chuyển trực tiếp đến số máy nhánh và số điện thoại di động của nhân viên phụ trách bộ phận. Với tính năng này, bất kể nơi người nhận cuộc gọi đang có mặt, họ có thể trả lời cuộc gọi. Dịch vụ tổng đài cung cấp những tiện ích sau đây:
- Chức năng trả lời tự động (IVR): Tự động đưa ra các tùy chọn và hướng dẫn cho người gọi để họ được kết nối đúng bộ phận hoặc nhân viên phù hợp.
- Hiển thị tên người gọi đến: Cho phép nhân viên nhận cuộc gọi xem thông tin về người gọi trước khi trả lời cuộc gọi.
- Hỗ trợ Softphone: Cho phép sử dụng phần mềm tổng đài trên máy tính hoặc thiết bị di động để thực hiện và nhận cuộc gọi.
- Ghi âm - nghe lại - xóa cuộc gọi: Ghi lại cuộc gọi để theo dõi và xem lại sau này, đồng thời có khả năng xóa cuộc gọi khi cần thiết.
- Nhật ký cuộc gọi: Ghi lại thông tin chi tiết về các cuộc gọi đến và đi, bao gồm số điện thoại, thời gian và thời lượng cuộc gọi.
- Đàm thoại tay ba: Cho phép người dùng tham gia vào cuộc gọi nhiều người cùng một lúc, tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc họp hoặc trao đổi thông tin nhóm.
Không bỏ lỡ những cuộc gọi của khách hàng
Với hệ thống tổng đài truyền thống thì các cuộc gọi sẽ luôn bị giới hạn bởi đường truyền. Nhưng sử dụng tổng đài ảo thì số lượng các cuộc gọi cùng một lúc sẽ không bị giới hạn, các doanh nghiệp cũng sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.
Không bỏ lỡ những cuộc gọi của các khách hàng
Tổng đài sẽ chuyển tiếp cuộc gọi đến các số điện thoại cá nhân một cách tiện lợi hơn khi mọi người không thể truy cập mạng. Và hệ thống này sẽ dễ dàng quản lý đội ngũ telesale, thống kê tương tác gọi ra vào và nghe lại các ghi âm cuộc gọi nhằm nâng cao chất lượng của dịch vụ.
Hệ thống tổng đài ảo dễ dàng mở nên chúng sẽ tích hợp thêm các tính năng khách vô cùng đơn giản. Có thể chuyển dời ở bất cứ đầu mà mọi người sẽ không cầm mất một khoản chi phí nào. Hơn nữa còn có thể giữ nguyên đầu số và giảm thiểu các vấn đề gây dán đoạn hệ thống tổng đài.
Các doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?
Hầu hết ở các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống tổng đài. Tuy nhiên việc mua đầu tư một lần và đi thuê tổng đài ảo cũng là lựa chọn mà khách hàng nên cân nhắc kỹ càng. Vậy các doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài?
Các doanh nghiệp mua tổng đài ảo
Khi doanh nghiệp quyết định mua tổng đài, họ sẽ có sự tự quyết trong tất cả các khía cạnh, từ việc chi trả cho các khoản đầu tư cho thiết bị, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp... mà không phụ thuộc vào bên thứ ba cung cấp dịch vụ.
Tuy nhiên, cần xem xét kỹ lưỡng chi phí đầu tư ban đầu, bao gồm hệ thống phần cứng và các giấy phép sử dụng, vì nó có thể đòi hỏi một số nguồn lực đáng kể.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có đội ngũ vận hành để đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục. Đồng thời, việc phát triển hệ thống cũng phụ thuộc vào trình độ chuyên môn của đội ngũ IT trong doanh nghiệp.
Dịch vụ thuê tổng đài ảo
Phương án này mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích sau đây:
Dịch vụ thuê tổng đài ảo
- Triển khai nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống tổng đài ảo một cách nhanh chóng, không cần đợi lâu để bắt đầu sử dụng.
- Tiếp cận công nghệ mới và tiên tiến: Doanh nghiệp có thể tận hưởng các công nghệ mới nhất và tiên tiến từ các nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực tổng đài ảo.
- Tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cấp hệ thống: Không cần lo lắng về chi phí vận hành và nâng cấp hệ thống, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo mà không phải lo lắng về việc quản lý và duy trì hệ thống.
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp: Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hiện nay áp dụng hình thức thanh toán "Pay as you go", tức là doanh nghiệp chỉ trả phí tương ứng với việc sử dụng dịch vụ, giúp giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu.
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về tổng đài ảo và những lợi ích của dịch vụ tổng đài mang lại. Nếu như mọi người muốn đăng ký tổng đài ảo thì hãy nhanh chóng liên hệ với Công ty Cổ phần Công nghệ số Thiên Quang thông qua thông tin:
- Địa chỉ Văn phòng: Tầng 2 tòa nhà Kim Hoàn, ngõ 19 Duy Tân, Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
- Hotline: 02466.567.555
- Email: kinhdoanh@hostingviet.vn
- Website: https://hostingviet.vn